活動(dòng)策劃和場(chǎng)地，場(chǎng)地和活動(dòng)策劃，這兩者相輔相成。舉辦活動(dòng)時(shí)，場(chǎng)地是活動(dòng)策劃人首先要考慮的因素之一。而且，在多年來(lái)做的大量新研究中，我認(rèn)為場(chǎng)館可以做一些事情，為尋求預(yù)訂的規(guī)劃者提供更好的體驗(yàn)。你自己可能會(huì)意識(shí)到其中的一些現(xiàn)象。
了解活動(dòng)策劃人對(duì)場(chǎng)館的要求:
1.場(chǎng)館需要進(jìn)行網(wǎng)站展示
從我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，很多網(wǎng)站都是在考慮場(chǎng)地的情況下創(chuàng)建的，而不是預(yù)訂網(wǎng)站的策劃人。在做網(wǎng)上調(diào)查時(shí)，通常很難找到關(guān)于各種可用房間、容量和房間的好照片的信息，這樣我就可以知道它們將如何用于一個(gè)活動(dòng)。這就是很多工具交互式酒店平面圖提供活動(dòng)空間的完整視圖，對(duì)規(guī)劃者非常有幫助。
在許多網(wǎng)站上也很難獲得定價(jià)的感覺(jué)，雖然我知道定價(jià)可以根據(jù)活動(dòng)的日期和時(shí)間而變化，但網(wǎng)站上沒(méi)有定價(jià)會(huì)導(dǎo)致大量的額外工作。不僅僅是場(chǎng)館填滿了沒(méi)有任何去處的RFP，策劃者也不得不接觸更多的場(chǎng)館，僅僅是為了獲得預(yù)算范圍的感覺(jué)。我建議在場(chǎng)館網(wǎng)站上列出一些價(jià)格信息，即使是菜單上的價(jià)格或房間租金的范圍。
2.活動(dòng)策劃人希望快速跟進(jìn)
因?yàn)閳?chǎng)館是收到這么多RFP，響應(yīng)時(shí)間的延遲簡(jiǎn)直太長(zhǎng)了。通常，我們?yōu)槟切┫Ｍ焖僮龀鰶Q定的客戶工作，我們?cè)娇斓玫揭粋€(gè)地點(diǎn)，它就越有可能被包括在我們?yōu)榭蛻籼峁┑倪x擇中。
3.活動(dòng)策劃人希望從場(chǎng)館獲得全面的溝通
你是否曾經(jīng)要求場(chǎng)館報(bào)價(jià)，卻被告知這真的取決于一千個(gè)不同的因素?我知道，等我從會(huì)場(chǎng)上明白需要什么因素的時(shí)候，已經(jīng)太晚了。
如果一個(gè)場(chǎng)館的預(yù)訂過(guò)程真的很復(fù)雜，如果他們能讓計(jì)劃者盡可能簡(jiǎn)單地理解，那將會(huì)很有幫助。也許他們可以有一份文件，概述所有不同的因素，并允許規(guī)劃者看到什么包括在內(nèi)，什么不包括在內(nèi)。如果您的場(chǎng)地租賃是為了空間和100把椅子和兩張桌子，他們應(yīng)該從一開(kāi)始就明確這一點(diǎn)，這樣我們就知道我們需要引入哪些其他供應(yīng)商來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。
滿足活動(dòng)策劃人員的需求，贏得更多場(chǎng)館業(yè)務(wù)
簡(jiǎn)而言之，活動(dòng)策劃人接觸場(chǎng)館是因?yàn)樗麄兿胱錾?。供?yīng)商越容易做到這一點(diǎn)，他們就越有可能贏得業(yè)務(wù)。通過(guò)更新網(wǎng)站和創(chuàng)建全面的、一體化的報(bào)價(jià)，酒店將能夠非常清晰地描繪出一個(gè)活動(dòng)如何在他們的空間內(nèi)進(jìn)行。
如果一個(gè)活動(dòng)策劃人必須為一個(gè)場(chǎng)館做比另一個(gè)多10倍的工作，猜猜誰(shuí)會(huì)贏得這筆生意?改善并展示個(gè)性化服務(wù)的場(chǎng)館無(wú)疑會(huì)取得更好的效果。
