為了確保會(huì)議順利進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的效果，有許多事情需要記住。最終，有能力支持或終止會(huì)議的是在場的最高級(jí)管理人員。在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)提交精心設(shè)計(jì)的議程是任何會(huì)議成功的關(guān)鍵。記住這一點(diǎn)，這里有一些在設(shè)計(jì)和主持會(huì)議時(shí)要避免的常見陷阱。
1、未能對(duì)高級(jí)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行階段性管理
這是一個(gè)主要的失敗。如果會(huì)議策劃者沒有得到這一級(jí)別的管理人員的認(rèn)可，那些剛剛參加會(huì)議的高管很容易破壞會(huì)議。他們可以發(fā)表不利于主持人的意見，議程可以擱置一旁;他們可以在最后一分鐘改變食物和飲料的安排，擾亂會(huì)議的流程。重要的是要記住，出席會(huì)議的最高級(jí)人員是會(huì)議發(fā)起人。
2、設(shè)定不切實(shí)際的時(shí)間框架
不切實(shí)際的短時(shí)間是會(huì)議偏離軌道的最常見原因之一。如果參與者感到匆忙和有壓力，他們的參與程度就會(huì)降低。
3、打包議程
是的，設(shè)計(jì)較短會(huì)議的壓力確實(shí)存在，但重要的是對(duì)在給定的時(shí)間框架內(nèi)什么能做什么不能做的現(xiàn)實(shí)期望。
4、未能使會(huì)議具有互動(dòng)性
有了所有關(guān)于成人學(xué)習(xí)的研究，這是不可原諒的。
5、跳過現(xiàn)場檢查
當(dāng)預(yù)算緊張時(shí)，客戶經(jīng)常試圖通過放棄國外會(huì)議的現(xiàn)場檢查來節(jié)省開支。以下是一些備選方案:
6、選擇了錯(cuò)誤的地點(diǎn)
很多時(shí)候，在決定會(huì)議內(nèi)容和設(shè)計(jì)之前就選擇了會(huì)議地點(diǎn)。這可能會(huì)帶來許多挑戰(zhàn)。例如，空間可能不足以進(jìn)行突破練習(xí)。如果房間太小，則設(shè)置可能僅限于劇院式設(shè)置。這給我們帶來了下一個(gè)會(huì)議錯(cuò)誤。
7、使用錯(cuò)誤的會(huì)議室配置
如果目標(biāo)是鼓勵(lì)與會(huì)者之間的互動(dòng)，選擇半圓或正方形。矩形桌子很少被使用，但是它們在小組練習(xí)中非常好用?；蛘撸褂肬形結(jié)構(gòu)和分組房間或桌子進(jìn)行小組練習(xí)。
8、未能確定和滿足特殊需求
這方面永遠(yuǎn)不應(yīng)該有意外。在會(huì)議開始之前，有必要:
9、對(duì)視聽要求重視不夠
不要假設(shè)供應(yīng)商知道你需要什么。審查所有要求，明確何時(shí)以及如何使用投影儀、麥克風(fēng)和其他活動(dòng)技術(shù)。會(huì)議當(dāng)天來不及發(fā)現(xiàn)視聽不足以滿足小組的需要。
利用你在國外旅游的時(shí)間去實(shí)地考察
在目的地聘請活動(dòng)策劃人或DMC進(jìn)行現(xiàn)場考察
讓旅游局或會(huì)議局參與進(jìn)來(有些會(huì)做現(xiàn)場檢查)
確保所有參與者都可以訪問
確定有過敏或特殊飲食需求的參與者，并與廚師合作滿足他們的需求
