根據(jù) GBTA 團(tuán)體和會(huì)議委員會(huì)的說法，戰(zhàn)略會(huì)議管理
(SMM)是對企業(yè)范圍內(nèi)與會(huì)議相關(guān)的流程、支出、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商和數(shù)據(jù)的管理，以實(shí)現(xiàn)與組織戰(zhàn)略目標(biāo)一致的可衡量業(yè)務(wù)目標(biāo)/vision，并以量化節(jié)省、風(fēng)險(xiǎn)緩解和服務(wù)質(zhì)量的形式提供價(jià)值。
平均而言，會(huì)議支出計(jì)算為年銷售額的 0.5-1%、T&E 總支出的 25-30%、風(fēng)量的 60% 或收入的
2-3%。您的估計(jì)與這些數(shù)字一致嗎?如果沒有，您的公司將有巨大的機(jī)會(huì)發(fā)現(xiàn)隱藏的會(huì)議支出并實(shí)施會(huì)議計(jì)劃以提高可見性、降低風(fēng)險(xiǎn)、自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程并削減成本。
誰使用戰(zhàn)略會(huì)議管理?
人們很容易認(rèn)為 SMM 針對的是大公司，但事實(shí)并非如此。雖然最大的公司往往有復(fù)雜的計(jì)劃和活動(dòng)，但這并不意味著它們是唯一可以從 SMM
計(jì)劃中受益的組織。SMM 可用于小型、中型、TPP 和大型公司。如果您每年在不同地點(diǎn)舉辦多個(gè)活動(dòng)，那么您可以利用 SMM。如果有很多員工和大量收入，組織應(yīng)該考慮
SMM。SMM
計(jì)劃中的大多數(shù)會(huì)議往往規(guī)模較小。復(fù)雜性來自于大量的會(huì)議以及安排所有這些活動(dòng)時(shí)出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。如果您的活動(dòng)計(jì)劃全年舉行多次會(huì)議，分布在許多員工身上，并且需要卓越，那么
SMM 適合您。
證明活動(dòng)的投資回報(bào)率
證明 SMM 程序的價(jià)值很簡單。它歸結(jié)為投資回報(bào)率(ROI)。首先，問問自己——你的公司花了多少錢，有什么好處?
如果沒有適當(dāng)?shù)挠?jì)劃，您就會(huì)擁有一個(gè)在不同系統(tǒng)中設(shè)置的會(huì)議網(wǎng)絡(luò)，這意味著不同的活動(dòng)所有者對它們的預(yù)算都不同。因此，費(fèi)用跟蹤幾乎是不可能的任務(wù)。跟蹤計(jì)劃召開小型會(huì)議的每個(gè)人并了解他們?nèi)绾胃欃M(fèi)用需要幾天的時(shí)間。然后，您需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)衡量成功的總體標(biāo)準(zhǔn)，這是一個(gè)挑戰(zhàn)，因?yàn)闆]有一個(gè)會(huì)議是根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃的。
在節(jié)省成本方面，您主要是錯(cuò)過了。同樣，您可以在批量購買而不是單獨(dú)購買時(shí)節(jié)省開支，如果不與場地、餐飲等進(jìn)行經(jīng)紀(jì)交易以提供持續(xù)服務(wù)，您就會(huì)錯(cuò)過節(jié)省的費(fèi)用。
SMM 等于和測量工具加上可見性
使用正確的工具，跟蹤投資回報(bào)率變得很容易。它不僅僅是簡單的成本。計(jì)劃程序帶有自己的問題。從安全問題到合規(guī)問題，如果您無法使用一種工具監(jiān)控所有公司會(huì)議，那么您就有可能讓公司面臨未來的困難。
風(fēng)險(xiǎn)管理和 SMM
總會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)。但這并不意味著你不應(yīng)該做好準(zhǔn)備。首先，了解風(fēng)險(xiǎn)并意識到它們。在會(huì)議和活動(dòng)世界中，可能會(huì)出現(xiàn)很多問題。您必須了解與會(huì)者的旅行安全問題、活動(dòng)的保險(xiǎn)范圍、GDPR
等數(shù)據(jù)隱私法以及合同協(xié)議。減輕這些風(fēng)險(xiǎn)的最佳方法是制定一個(gè)具有清晰流程和可見性的計(jì)劃。如果每份合同都需要指定的權(quán)限來審查和簽署，那么可以確保一致性。通常，當(dāng)您嘗試完成一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，流程會(huì)因?yàn)闇p緩勢頭而被看不起，但實(shí)際上，它們創(chuàng)造了防范風(fēng)險(xiǎn)的保障措施。
客戶體驗(yàn)很重要
當(dāng)許多人都在計(jì)劃時(shí)，體驗(yàn)會(huì)發(fā)生變化。這可能是好事也可能是壞事，但如果可以選擇，您是否會(huì)選擇一個(gè)協(xié)作計(jì)劃，將策略整合在一起以創(chuàng)建最佳活動(dòng)?沒有人能從中得到任何東西的會(huì)議是毫無意義的。干凈利落。SMM
是改善體驗(yàn)的好方法。從注冊和徽章等現(xiàn)場工具到數(shù)據(jù)和分析，這是一種流暢的體驗(yàn)。無需擔(dān)心品牌，因?yàn)樗苋菀资蛊浔３忠恢?。通過流程實(shí)施，您可以創(chuàng)建具有改進(jìn)體驗(yàn)的會(huì)議的基本期望。借助
SMM，您可以輕松地將每次會(huì)議用作在組織而非個(gè)人層面成長的機(jī)會(huì)。
它使程序更好
SMM
消除了每年計(jì)劃大量活動(dòng)的困惑。有更嚴(yán)格的角色指南，清楚地闡明了每個(gè)計(jì)劃者的職責(zé)以及如何計(jì)劃。誰愿意每次都從頭開始?完成一百次之后，就沒有必要?jiǎng)?chuàng)造新的東西了。最重要的是，盡可能利用最好的工具并進(jìn)行協(xié)作。
