2022.11.30
您很可能已經(jīng)被戰(zhàn)略會議管理的概念所吸引，現(xiàn)在您正試圖找出在您的組織中實現(xiàn)它的最佳方法。您的方法將取決于您公司的文化——在某些創(chuàng)業(yè)環(huán)境中，您可能能夠隨心所欲地潛入并展示價值，而某些文化具有更正式的商業(yè)案例制作流程。
這篇文章有一些關(guān)于開始在您的組織中啟動 SMM 計劃的想法。如果您被要求建立一個商業(yè)案例以獲得為您開綠燈的權(quán)力，您可以在此處找到有關(guān)如何執(zhí)行此操作的建議。這篇文章還討論了你的戰(zhàn)略規(guī)劃，闡明了關(guān)鍵利益相關(guān)者可能是誰，并討論了資金。
數(shù)據(jù)收集
數(shù)據(jù)收集是 SMM 計劃成功的關(guān)鍵之一。該數(shù)據(jù)收集從流程的一開始就開始，使用“會議申請表”。如果您正在轉(zhuǎn)向集中處理會議的方法，那么此時您可能還沒有這樣的事情。如果沒有，只需知道它正是它的名字所暗示的，一種概述會議所有細(xì)節(jié)的表格。它正在從會議請求者那里收集數(shù)據(jù)。
請記住 - 這不僅僅是戰(zhàn)略采購
值得一提的是關(guān)于戰(zhàn)略采購的更多信息——標(biāo)準(zhǔn)化流程以將支出導(dǎo)向首選供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。這是通過 SMM 實現(xiàn)成本節(jié)約的主要驅(qū)動力之一。您的 SMM 計劃的技術(shù)組件獲取您的初始數(shù)據(jù)，并允許您的規(guī)劃團(tuán)隊識別潛在的場所和酒店，然后生成和分發(fā) RFP。一旦找到了活動的需求，這些信息就會成為系統(tǒng)中有用數(shù)據(jù)存儲的一部分，這些數(shù)據(jù)將為未來的戰(zhàn)略采購工作提供信息。
獲得批準(zhǔn)
為了讓您的關(guān)鍵決策者相信 SMM 計劃的價值，最好從數(shù)字開始。數(shù)字與高級管理人員交談，如果您被要求構(gòu)建業(yè)務(wù)案例，參考與您組織的會議計劃相關(guān)的實際數(shù)據(jù)和財務(wù)信息會很有幫助。
不過，這有點(diǎn)像先有雞還是先有蛋的場景。您的 SMM 計劃要完成的一件事是收集有關(guān)會議的大量數(shù)據(jù)。為了幫助為 SMM 計劃提供依據(jù)，請嘗試盡可能多地獲取這些數(shù)據(jù)。如果收集這些數(shù)字是一項艱巨的工作，那么這個故事本身就是您的業(yè)務(wù)案例的一部分，因為您的程序?qū)⒗^續(xù)維護(hù)這些數(shù)據(jù)。
在介紹您的計劃時使用示例
為什么 SMM 計劃對組織如此重要?一些具體的例子將有助于完成交易。這些例子應(yīng)該清楚地說明當(dāng)前狀態(tài)運(yùn)行不佳的原因，系統(tǒng)本身反映了哪些癥狀，以及哪些問題應(yīng)該讓高管們夜不能寐。有哪些成功，更多地了解這些成功如何有助于傳播最佳實踐，以及阻礙進(jìn)一步成功的障礙是什么?
確定好處，而不僅僅是陷阱
在這里，您可能會討論由于缺乏自動化而導(dǎo)致的重疊和重復(fù)工作、返工、冗余和不一致的陷阱。如果您有自己開發(fā)的系統(tǒng)，您可能會為 IT 部門提供支持。您可以指出您是如何錯過節(jié)省成本的機(jī)會、缺乏首選供應(yīng)商計劃以及無法利用差旅和會議支出的組合。
還無法捕獲與供應(yīng)商的實際支出數(shù)據(jù)，并且缺乏對總會議支出的可見性。您可能不知道可重復(fù)使用的空間和可用的取消資金。如果您在一個更大的組織中提出案例，您可能會發(fā)現(xiàn)討論因有限的公司采購和法律流程合規(guī)而帶來的風(fēng)險很有說服力。再加上與注意義務(wù)相關(guān)的高風(fēng)險，以及不充分或不存在的保險范圍。
記住 - 你需要把它全部拼出來
肯定有很多問題要概述現(xiàn)狀。但是之后 。. . 達(dá)達(dá)!解決方案。戰(zhàn)略會議管理。在這里，您將解釋 SMM 計劃如何幫助緩解問題并促進(jìn)組織成功。對實施風(fēng)險誠實，但也要說明現(xiàn)狀的風(fēng)險。成本是多少，收益是多少，您期望的投資回報率是多少?
一旦你闡明了一般性，如果你被要求提出一個正式的商業(yè)案例，你可能會受益于更多的細(xì)節(jié)。如果是這樣，請查看采購數(shù)據(jù)、財務(wù)詳細(xì)信息、采購訂單系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、信用卡支出以及供應(yīng)商提供的信息。您會在數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)差距，您可以嘗試對其進(jìn)行估計——但同樣，這些差距證明了您需要 SMM 程序的原因。
能夠爭論雙方
無論您的組織有多大或多小，看看您是否可以從財務(wù)和采購人員那里收集一些支持意見。不要害怕爭論雙方，因為如果你既能成為擁護(hù)者，又能成為魔鬼的擁護(hù)者，你就會提出最有力的理由。
您對 SMM 計劃的提議可能會闡明不同的方案，包括將大部分內(nèi)部工作作為一種選擇，以及創(chuàng)建混合或外包模型作為替代方案。參考誰將負(fù)責(zé)處理各種任務(wù)，以及是否必須創(chuàng)建新角色。在進(jìn)行推銷時，您應(yīng)該咨詢技術(shù)提供商，以確保您計劃的技術(shù)能夠適應(yīng)您的提議。
技術(shù)不是魔法...
請記住，技術(shù)至關(guān)重要，但不是靈丹妙藥。它會讓你做出重大改進(jìn)，但它本身并不能解決你所有的問題。當(dāng)你提出你的理由時，重申 SMM 技術(shù)將如何幫助更有效地管理工作流程，它將如何幫助員工提高工作效率，以及它將如何提高合規(guī)性。
如果您被要求向高管介紹這個概念，他們可能還想了解更多與變革管理相關(guān)的成本。內(nèi)部或外部 FTE 是否會產(chǎn)生成本?您是否有推廣溝通和培訓(xùn)的計劃?您對融資模式有什么建議嗎?
以高音結(jié)束你的音調(diào)
用完整的財務(wù)理由來結(jié)束你的推銷。說明節(jié)省和避免成本的機(jī)會。分解三年的投資回報率，明確您將如何長期降低成本，以及所有其他積極影響。坦誠面對 SMM 實施將帶來的挑戰(zhàn)，并在時間表和成本方面切合實際。
創(chuàng)建策略
決定您的項目希望達(dá)到的目標(biāo)的關(guān)鍵成功因素是什么?說實話，您在討論 SMM 程序的價值時已經(jīng)概述了其中的許多內(nèi)容。確保在說明該計劃與您公司的目標(biāo)一致的情況下進(jìn)行說明。
例如，您的目標(biāo)是通過自動化、簡化流程和資源優(yōu)化來提高會議運(yùn)營效率。您希望使用技術(shù)來更好地了解您的組織計劃和參與的會議和活動。
如果您的公司正在為增長而投資，您應(yīng)該關(guān)注一致的事件流程如何幫助您推動增長。您還希望通過戰(zhàn)略采購和開發(fā)首選供應(yīng)商計劃來節(jié)省成本。您希望更好地處理因取消而可能產(chǎn)生的任何處罰，因為這些可能會在未來的會議上節(jié)省下來。
最后，提高合規(guī)性和降低風(fēng)險是規(guī)避風(fēng)險的公司的關(guān)鍵。如果這是您的情況，那么這是關(guān)注 SMM 計劃啟用的風(fēng)險緩解因素的理想機(jī)會。標(biāo)準(zhǔn)化流程使合規(guī)變得更容易，而提高的可見性使更有效地監(jiān)控合規(guī)性和規(guī)避風(fēng)險成為可能。
記住——短期和長期戰(zhàn)略很重要
為短期和長期制定戰(zhàn)略很重要，因為分階段的方法通常是最好的方法。許多成功的計劃從小規(guī)模開始，并隨著知名度、成本節(jié)約和采用率的提高而增長?？紤]到這一點(diǎn)來定義您的策略，就消除了在阻礙您成功的過程中必須做出重大改變的麻煩。順便說一句，正如您的價值主張可能側(cè)重于降低風(fēng)險一樣，您的策略應(yīng)該解釋如果您不實施 SMM 計劃可能產(chǎn)生的影響。
制定戰(zhàn)略的一部分是確定誰負(fù)責(zé)。一個好的第一步是確定關(guān)鍵利益相關(guān)者(下一節(jié)將詳細(xì)介紹)。系統(tǒng)管理員可能屬于該組，因為此人負(fù)責(zé)配置您的技術(shù)解決方案并確保它們以適合您組織的方式自動化流程。該小組的一部分也是關(guān)鍵參與者，他們將幫助規(guī)劃溝通和培訓(xùn)(有關(guān)這些重要細(xì)節(jié)的更多信息可以在本書后面找到)。
識別利益相關(guān)者
SMM 的一個典型起點(diǎn)是召開一次將主要利益相關(guān)者聚集在一起的發(fā)現(xiàn)會議。這個想法是確定項目的關(guān)鍵目標(biāo)，設(shè)定優(yōu)先級，讓團(tuán)隊相互熟悉，也許最重要的是，獲得他們的支持。請記住，您是在試圖說服一群去中心化的規(guī)劃者接受集中式流程。
您的技術(shù)提供商的代表以及這些潛在的內(nèi)部利益相關(guān)者應(yīng)該參與這項初步工作：
實施項目負(fù)責(zé)人
系統(tǒng)管理員(在很多情況下，這與項目負(fù)責(zé)人是同一個人)
會見部門負(fù)責(zé)人
會議策劃者
采購或采購代理
IT項目經(jīng)理
差旅經(jīng)理
營銷/溝通資源(在項目推出期間幫助溝通)
學(xué)習(xí)和教育資源(如果將創(chuàng)建內(nèi)部培訓(xùn)材料，將成為項目的一部分)
尋找項目的擁護(hù)者
您確定的關(guān)鍵利益相關(guān)者可以成為一個職能團(tuán)隊，從高層次指導(dǎo)項目。他們可以充當(dāng)咨詢委員會或工作組。最重要的是，他們可以充當(dāng)擁護(hù)者，利用他們的影響力讓組織的其他成員加入進(jìn)來。
確定資助模式
您的計劃將遵循什么資助模式?以下是一些需要考慮的可能性：
共享服務(wù)：會議管理計劃通過共享服務(wù)預(yù)算的分配進(jìn)行管理。
計劃退款：部門或活動為他們使用的服務(wù)付費(fèi)。
基于傭金：合同要求供應(yīng)商支付傭金，而這些傭金有助于為該計劃提供資金。隨著連鎖酒店降低或取消傭金，這種模式變得越來越不實用。
混合模型：顧名思義，這是其他方法的組合。
