遠(yuǎn)程會(huì)議是使用虛擬會(huì)議平臺(tái)在不同地點(diǎn)的人們之間的聚會(huì)。它們?cè)谖覀兊摹靶鲁B(tài)”中變得司空見慣，導(dǎo)致活動(dòng)行業(yè)重新構(gòu)想我們的會(huì)議方式。他們要求我們找到新的方式來相互聯(lián)系并讓與會(huì)者保持虛擬參與。這徹底改變了我們思考和執(zhí)行活動(dòng)的方式。
隨著我們?cè)黾舆h(yuǎn)程會(huì)議的數(shù)量，我們意識(shí)到它們本身就是活動(dòng)。這種認(rèn)識(shí)促使我們重新思考我們?nèi)绾慰创顒?dòng)——它們現(xiàn)在可以在任何地方舉行，并且有來自世界各地的參與者，他們的范圍受到更少的限制?；顒?dòng)策劃者現(xiàn)在是活動(dòng)制作者，不再受現(xiàn)場(chǎng)物流的約束。他們獲得了新技能，這將為他們的活動(dòng)制作打開新的大門。
一、為什么我應(yīng)該主持遠(yuǎn)程會(huì)議?
遠(yuǎn)程會(huì)議，就像面對(duì)面的活動(dòng)一樣，有一個(gè)主要目的——促進(jìn)聯(lián)系。由于我們都不再參加活動(dòng)，因此我們不太可能與不認(rèn)識(shí)的人會(huì)面和交談。虛擬事件滿足我們對(duì)人際關(guān)系的需求，即使它在遠(yuǎn)處。
1、社會(huì)化
遠(yuǎn)程會(huì)議是促進(jìn)社交的好方法。在內(nèi)部，它們?cè)试S來自不同部門的人員會(huì)面和參與。它們?cè)试S與會(huì)者與他們通常不會(huì)認(rèn)識(shí)或有機(jī)會(huì)合作的人合作。他們的合作可能是好年與好年之間的區(qū)別。
對(duì)于外部會(huì)議，您的與會(huì)者可以相互交流并與參展商預(yù)約。參展商/贊助商可以為與會(huì)者提供他們正在尋找的服務(wù)，或者與會(huì)者可以了解新產(chǎn)品?；顒?dòng)結(jié)束后，您的參展商能夠跟進(jìn)您的活動(dòng)為他們提供的線索，這一切都是因?yàn)槟鸀樗麄兲峁┝艘粋€(gè)論壇來建立聯(lián)系。由于您的活動(dòng)，他們的單一聯(lián)系可能會(huì)變成持久的伙伴關(guān)系。
2、全球范圍
您的與會(huì)者可以在參加遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)距離連接。與會(huì)者無需旅行即可從一個(gè)大陸連接到另一個(gè)大陸。面對(duì)面的活動(dòng)受到容量和旅行批準(zhǔn)的限制。遠(yuǎn)程會(huì)議沒有同樣的限制。與會(huì)者可以與世界另一端的其他人聯(lián)系。
您的遠(yuǎn)程會(huì)議或活動(dòng)也可以有更大的容量。虛擬會(huì)議的想法打開了我們以前并不總是想到的大門。例如，由于場(chǎng)地限制，我們不再需要將活動(dòng)限制在一定數(shù)量。我們現(xiàn)在可以使用遠(yuǎn)程會(huì)議技術(shù)來邀請(qǐng)那些可能因任何原因無法旅行或無法進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的人。活動(dòng)不僅可以容納更多的參與者，更多的參與者想要參加，更多的參與者意味著更大的影響。
3、維持關(guān)系
當(dāng)我們確實(shí)返回現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)時(shí)，您希望與會(huì)者記住誰主持了他們?cè)跓o法旅行時(shí)參加的精彩活動(dòng)，并繼續(xù)推進(jìn)他們的業(yè)務(wù)。遠(yuǎn)程會(huì)議是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的好方法!它們使活動(dòng)能夠吸引新的受眾，并像往常一樣吸引相同的受眾。
外部活動(dòng)讓與會(huì)者有機(jī)會(huì)了解您的公司，無論您是虛擬的還是面對(duì)面的。您仍然希望您的客戶與他們的客戶團(tuán)隊(duì)進(jìn)行面對(duì)面的交流或體驗(yàn)?zāi)淖钚庐a(chǎn)品。通過遠(yuǎn)程會(huì)議，您可以與與會(huì)者聯(lián)系。這可以是客戶團(tuán)隊(duì)和客戶之間的簡(jiǎn)單會(huì)議，也可以是大型用戶會(huì)議，告訴客戶您即將取得的重大進(jìn)展。
4、內(nèi)部戰(zhàn)略會(huì)議和銷售啟動(dòng)
隨著員工在大流行期間分布廣泛，我們了解到遠(yuǎn)程工作可以取得成功。通常情況下，遠(yuǎn)程工作的真正困難似乎不是讓員工完成他們的工作，而是確保員工仍然感到聯(lián)系，并且可以像在辦公室一樣有效地協(xié)作。一旦員工可以走進(jìn)會(huì)議室或在同事的辦公桌前談?wù)搼?zhàn)略，許多戰(zhàn)略對(duì)話就會(huì)虛擬地進(jìn)行。遠(yuǎn)程公司范圍內(nèi)的會(huì)議或銷售啟動(dòng)可以確保那些重要的戰(zhàn)略對(duì)話仍然發(fā)生，盡管距離很遠(yuǎn)。
二、我如何讓與會(huì)者保持參與?
我們都聽說過會(huì)議疲勞……尤其是關(guān)于虛擬會(huì)議。消除會(huì)議疲勞的一個(gè)好方法是讓您的與會(huì)者保持參與。我們知道這不會(huì)完全像與每個(gè)人親自見面，但您仍然可以彼此互動(dòng)并繼續(xù)建立聯(lián)系。關(guān)于如何以最佳方式主持遠(yuǎn)程會(huì)議的科學(xué)研究，最佳實(shí)踐包括使用視頻和銳化您的議程。
1、有一個(gè)破冰船
當(dāng)您主持演講者和與會(huì)者在同一個(gè)房間的會(huì)議時(shí)，前幾分鐘可能會(huì)充滿沉默。開始用破冰船打破這種沉默。你可以做一些簡(jiǎn)單的事情，比如讓與會(huì)者用一個(gè)有趣的事實(shí)介紹自己。很多人認(rèn)為，因?yàn)槟悴荒芷鸫埠腿舜蛘泻?，你就不能破冰，但事?shí)并非如此!為了獲得更親密的體驗(yàn)，請(qǐng)使用分組討論室來創(chuàng)建更小的小組，讓與會(huì)者可以舒適地分享。
2、牢記時(shí)間
我們都有過背靠背虛擬會(huì)議并遭受“變焦疲勞”的日子。當(dāng)您計(jì)劃遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)，您需要牢記這一點(diǎn)。您不希望您的與會(huì)者長(zhǎng)時(shí)間不休息。請(qǐng)記住，與會(huì)者不再在每次會(huì)議后換房間并不斷移動(dòng)，而是通常坐在一個(gè)地方。使會(huì)話的長(zhǎng)度可控，并在會(huì)話之間增加時(shí)間。這將使與會(huì)者可以快速喘口氣，跑去喝咖啡、吃點(diǎn)心或跑去洗手間。更好的遠(yuǎn)程會(huì)議是個(gè)性化的，讓與會(huì)者保持在首位。
3、不要離題
當(dāng)您想就遠(yuǎn)程會(huì)議期間出現(xiàn)的新主題進(jìn)行對(duì)話時(shí)，您需要遵守議程或留在會(huì)議主題上。這將幫助您保持在指定的時(shí)間限制內(nèi)。在會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)進(jìn)行問答。這樣一來，您就可以瀏覽您的內(nèi)容，并在不影響會(huì)議的情況下仍能吸引與會(huì)者。
4、讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)參與
如果您使用投票、實(shí)時(shí)問答、聊天等工具，或者允許他們自己取消靜音，與會(huì)者通常會(huì)更加投入。它會(huì)打斷說話，讓他們的眼睛盯著屏幕，準(zhǔn)備好接受新的指令。
在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)中，民意調(diào)查是觀眾參與的主要來源，而且仍然可以。為了促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，您可以在會(huì)議開始時(shí)就與會(huì)議無關(guān)的事情進(jìn)行民意調(diào)查，這樣每個(gè)人都可以在個(gè)人層面上相互了解。
實(shí)時(shí)問答讓與會(huì)者有機(jī)會(huì)與演示者互動(dòng)。它可以幫助與會(huì)者感覺到演示者不僅在對(duì)他們說話，而且在與他們交談。如果您決定再次介紹該主題，他們提出的問題可能會(huì)幫助您為未來的活動(dòng)定制內(nèi)容。
會(huì)話聊天允許與會(huì)者通過消息系統(tǒng)輕松地相互交談。聊天可以讓與會(huì)者根據(jù)需要輕松獲得故障排除幫助，并最終幫助確定良好體驗(yàn)與出色體驗(yàn)之間的區(qū)別。
根據(jù)活動(dòng)的類型和規(guī)模，您可能希望確保在遠(yuǎn)程會(huì)議期間聽到所有聲音。在以網(wǎng)絡(luò)或討論為重點(diǎn)的小型會(huì)議中，給予平等的發(fā)言時(shí)間很重要。對(duì)于那些說話不那么快的與會(huì)者，一定要給他們一個(gè)分享想法的機(jī)會(huì)。要么找個(gè)時(shí)間邀請(qǐng)他們發(fā)言，要么他們可以通過上述媒介之一發(fā)表意見。您永遠(yuǎn)不會(huì)知道，他們可能有一個(gè)尚未有人考慮過的想法或立場(chǎng)，他們的意見可能會(huì)引發(fā)全新的討論，這可能是您會(huì)議中最難忘的部分。
5、為您的會(huì)議使用合適的平臺(tái)
當(dāng)您計(jì)劃遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)，您希望確保擁有正確的技術(shù)來主持您的遠(yuǎn)程會(huì)議。Zoom 或 WebEx
等網(wǎng)絡(luò)會(huì)議工具適用于較小的內(nèi)部會(huì)議。如果您希望舉辦全部門會(huì)議或旗艦用戶會(huì)議，您可能希望考慮使用虛擬活動(dòng)平臺(tái)。
創(chuàng)建虛擬活動(dòng)平臺(tái)以支持具有各種視頻查看選項(xiàng)和更多交互功能的大型會(huì)議。您的一般會(huì)議技術(shù)通常就是為此而設(shè)計(jì)的——會(huì)議。根據(jù)您的需要選擇正確的技術(shù)。
三、聽取反饋
鑒于遠(yuǎn)程會(huì)議將繼續(xù)存在，您應(yīng)該盡可能地改進(jìn)它們，這意味著聽取反饋。讓與會(huì)者在您的活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行調(diào)查，讓您知道他們對(duì)他們的活動(dòng)體驗(yàn)做了什么，不喜歡什么。實(shí)施他們的反饋將改善您的下一個(gè)活動(dòng)，并讓與會(huì)者回來更多。
四、遠(yuǎn)程會(huì)議會(huì)消失嗎?
我們都期待著有一天我們可以再次與人們面對(duì)面會(huì)面，但我們也看到了在您的會(huì)議中使用遠(yuǎn)程/虛擬組件的價(jià)值。那么，遠(yuǎn)程會(huì)議會(huì)消失嗎?不完全的。當(dāng)我們返回現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)時(shí)，仍然會(huì)有一個(gè)虛擬組件。
混合賽事很有可能比以往任何時(shí)候都更受歡迎。您幾乎可以接觸到的與會(huì)者數(shù)量是無與倫比的。
由于遠(yuǎn)程會(huì)議，活動(dòng)策劃者擁有可以將其帶入市場(chǎng)的新技能，包括技術(shù)專長(zhǎng)、營銷技能等。
