簡單明了，我認為我們都同意會議和活動行業(yè)因 COVID-19 大流行而發(fā)生了變化。隨著這些變化的出現，政策和指導方針將成為未來舉辦活動的新標準，這引出了幾個問題。在這個新世界中，人們如何采購場地?您如何以及從哪里開始您的采購之旅?您可以使用哪些資源來確保您的計劃符合當前的指導方針，包括保持社交距離，讓人們在您的活動中感到自在?

　　第 1 步：評估您的活動計劃足跡和采購安全場地

　　您采購之旅的第一步是查看您的活動計劃“足跡”，這意味著對即將舉行的活動進行全面審查。

　　我們在大流行期間學到的一件事是，地方、市和國家在限制、重新開放、旅行限制、社會疏遠等方面并沒有平行運行。因此，您需要決定的第一件事是在哪里您的活動將會舉行。如果您決定將有一個面對面的活動策劃，我們建議與場地建立良好的關系，以便在實施新的變化時保持聯(lián)系，因為他們很可能是第一個知道的。

　　接下來，您需要確定活動的范圍或全貌。無論您計劃召開何種類型的會議，在決定如何組織會議時，都需要考慮一些關鍵事項。

　　意圖——會議的目的是什么?

　　參與者——誰將參加?

　　團體規(guī)?！卸嗌偃藚⒓?

　　建立您的目標和初步項目范圍使您能夠制定您的活動并獲得領導層的支持。如果您的組織已經參與了該活動，那么您的目標和范圍將幫助您進入下一階段的計劃。

　　在大流行之前，大量的會議或活動預算通?；ㄔ趫龅厣?。然而，隨著虛擬和混合活動的興起，這種情況發(fā)生了變化，由于場地費用降低，曾經可能超出計劃者預算的事情現在可能成為現實。

　　會議類型

　　您的活動類型的需求和可交付成果會有所不同，因此請務必考慮每種類型固有的差異。事件類型可以分類為公司、私人或慈善。企業(yè)活動側重于業(yè)務發(fā)展、消費者增長和參與，而私人活動則更具娛樂性，而慈善活動則僅出于慈善目的而舉辦。

　　最好的企業(yè)活動都有與之相關的具體和可實現的目標，考慮到每個活動的成本和計劃數量，這是有道理的。如果您是企業(yè)活動策劃的新手，或者您只是在尋找更多靈感來幫助您實現業(yè)務目標，我們可以滿足您的需求。

　　會議規(guī)模

　　會議的規(guī)模在活動范圍中也起著關鍵作用。既然您知道“為什么”要計劃該活動，那么是時候弄清楚“誰”將出席。這通常是一個問題，即誰將從活動的目的中受益，或者誰需要在場才能實現目標。

　　對于您了解您的觀眾的小型活動，匯總并獲得客人名單可能很簡單。但對于會議或社區(qū)范圍內的活動等大型活動，與會者池可能會更加活躍。如果您計劃舉辦大型活動，您的潛在參加者可能有不同的偏好、愿望、學習方式等。因此，在活動漏斗的任何階段全面應用相同的公式將意味著降低您參與的效率任何給定的人。

　　第 2 步：根據要求與場地保持一致以滿足您的需求

　　從歷史上看，策劃者和他們的場地合作伙伴之間的關系從來都不是無縫的體驗。正如我們上面提到的，活動行業(yè)已經發(fā)生了變化，現在為了舉辦活動，需要考慮更多甚至更多的變量，包括地點、旅行能力和限制、會議規(guī)模和空間、與會者行為，甚至更高安全標準。在您的主協(xié)議合同中，我們建議您特別注意以下內容：

　　協(xié)商價格

　　讓步

　　條款和條件/重新預訂條款

　　取消空間

　　健康和安全

　　場地比以往任何時候都更加準備好滿足您的要求，因此請確保您在現場預先說明您需要什么。