由于與計(jì)劃、溝通和資源分配相關(guān)的一系列因素，成本超支、日程安排不當(dāng)和客戶不滿意等都可能會(huì)影響最終活動(dòng)的呈現(xiàn)效果。以下是五個(gè)最常見(jiàn)的活動(dòng)策劃錯(cuò)誤，以及聰明的活動(dòng)策劃者可以避免它們的方法。接下來(lái)就隨深圳時(shí)光在線活動(dòng)策劃小編一起看看吧!
錯(cuò)誤一：沒(méi)有分配正確的資源和正確的技能
問(wèn)題：很明顯，適當(dāng)?shù)幕顒?dòng)人員配置至關(guān)重要，但不正確地分配資源是最常見(jiàn)的活動(dòng)管理錯(cuò)誤列表中的首位。沒(méi)有合適的人來(lái)管理事件可能是災(zāi)難的根源。成功舉辦活動(dòng)的關(guān)鍵是讓合適的人擁有合適的技能。世界上所有的計(jì)劃都無(wú)法克服人才的不足。
解決方案：活動(dòng)經(jīng)理需要全面了解他們所有資源的技能和工作量，包括供應(yīng)商、承包商和外包商，他們經(jīng)常被排除在技能評(píng)估之外，即使他們正在做“巨大”的工作。在規(guī)劃過(guò)程開(kāi)始時(shí)對(duì)所有資源進(jìn)行全面評(píng)估可以提供對(duì)每個(gè)人的技能和工作量的這種可見(jiàn)性。一旦活動(dòng)策劃者了解每個(gè)人的能力以及誰(shuí)在做什么，弄清楚如何在無(wú)數(shù)元素和日常工作中分配資源就變得容易得多。
錯(cuò)誤二：未能跟蹤事件范圍的變化
問(wèn)題：與大多數(shù)現(xiàn)實(shí)生活場(chǎng)景一樣，大多數(shù)事件都會(huì)在重要日子之前改變計(jì)劃和范圍。未能跟蹤最小的變化可能意味著預(yù)算失控或不可能的時(shí)間表。
解決方案：遵循正式的“變更跟蹤流程”是一種簡(jiǎn)單但非常有效的方法，可以記錄、溝通和控制變更。請(qǐng)求更改(例如增加座位容量或更改餐飲服務(wù))的個(gè)人需要解釋具體更改，活動(dòng)經(jīng)理需要確定該請(qǐng)求將如何影響預(yù)算、時(shí)間表并將其傳達(dá)給所有其他相關(guān)利益相關(guān)者。
錯(cuò)誤三：忽略墨菲定律
問(wèn)題：如果有任何事情可能出錯(cuò)，它很可能會(huì)出錯(cuò)!事情發(fā)生在最后一刻，讓每個(gè)人都對(duì)此感到驚訝。因此，當(dāng)活動(dòng)策劃者試圖清理他們沒(méi)有預(yù)料到的混亂時(shí)，活動(dòng)就陷入了混亂。
解決方案：作為活動(dòng)策劃過(guò)程的早期部分，執(zhí)行活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。留出時(shí)間與您的活動(dòng)團(tuán)隊(duì)一起集思廣益，討論可能導(dǎo)致活動(dòng)脫軌、導(dǎo)致預(yù)算超支或阻止您交付預(yù)期結(jié)果的情況。然后找出可以減輕這些風(fēng)險(xiǎn)的方法。這個(gè)練習(xí)不需要很長(zhǎng)時(shí)間，它對(duì)于在計(jì)劃開(kāi)始之前了解薄弱環(huán)節(jié)非常有幫助。
錯(cuò)誤四：缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富的活動(dòng)經(jīng)理
問(wèn)題：如果沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)豐富且知道自己在做什么的活動(dòng)經(jīng)理掌舵，活動(dòng)策劃可能會(huì)迅速失控。
第一步是聘請(qǐng)具有認(rèn)證和了解和管理客戶需求所需的技巧的活動(dòng)經(jīng)理。優(yōu)秀的活動(dòng)經(jīng)理?yè)碛小败浖寄堋钡恼_組合，并且可以展示如何促進(jìn)計(jì)劃會(huì)議、管理風(fēng)險(xiǎn)和處理各種不同的利益相關(guān)者。這實(shí)際上取決于人際交往能力，尤其是考慮到不同的利益相關(guān)者。
錯(cuò)誤五：不遵循標(biāo)準(zhǔn)、可重復(fù)的事件管理流程導(dǎo)致的簡(jiǎn)單流程錯(cuò)誤。
問(wèn)題：這是一個(gè)比大多數(shù)活動(dòng)策劃者想象的更常見(jiàn)的活動(dòng)管理錯(cuò)誤。缺乏商定的 uopn
計(jì)劃增加了與活動(dòng)相關(guān)的任務(wù)將落空的風(fēng)險(xiǎn)，活動(dòng)將在最后一刻出現(xiàn)問(wèn)題，預(yù)算不足并最終錯(cuò)過(guò)主要目標(biāo)。
解決方案：一個(gè)定義明確并達(dá)成一致的活動(dòng)計(jì)劃有助于策劃者有效地處理每一項(xiàng)任務(wù)，并提高對(duì)活動(dòng)執(zhí)行所涉及的所有活動(dòng)的適當(dāng)認(rèn)識(shí)水平。擁有用于范圍界定、調(diào)度、分配資源和與利益相關(guān)者溝通的可重復(fù)流程的基線可以消除與事件相關(guān)的大量猜測(cè)。
