新聞發(fā)布會由商業(yè)組織舉辦，直接向新聞界和媒體發(fā)布重要公告。盡管被稱為新聞發(fā)布會，但它們實際上涵蓋了印刷和電子媒體。

　　策劃新聞發(fā)布會的目的是傳播信息，邀請所有主要報紙、期刊、廣播和電視頻道甚至網(wǎng)站/互聯(lián)網(wǎng)機構都是有利的。新聞發(fā)布會的正式邀請函需要提前發(fā)出，并注明會議的時間和地點。

　　邀請函中還注明了將要發(fā)布的公告的性質(zhì)以及將向媒體和媒體發(fā)表講話的主要人員。將此類邀請發(fā)送給與該主題打交道的合適人員——記者、編輯等。

　　組織新聞發(fā)布會的企業(yè)必須確保會議的主題足夠重要，足以保證媒體代表直接出席。否則，會議邀請可能不會引起太多反應。

　　如果可以通過新聞稿達到目的，則應避免策劃舉辦新聞發(fā)布會。根據(jù)對公告的重要性的感知，媒體機構將決定誰將參加——編輯或高級記者或任何代表。

　　大型商業(yè)機構召開新聞發(fā)布會，發(fā)布重要公告，如年度業(yè)績、重大發(fā)布、并購 (M&A)、海外收購、重大所有權和組織變革。

　　由于每個商業(yè)組織都期望媒體對會議的高水平響應和出席，會議的時間安排應該方便大多數(shù)媒體代表。

　　通常，清晨和傍晚的會議不方便。毋庸置疑，我們會提供午餐、茶點、書寫板、鋼筆等正常禮遇。還希望提供關于公告主題的書面記錄，特別是在涉及技術或財務細節(jié)時。

　　首席執(zhí)行官、董事和其他高級管理人員必須在新聞發(fā)布會上發(fā)言。在公告結束時，將舉行問答環(huán)節(jié)，以便媒體代表尋求進一步澄清。

　　總之，參加人數(shù)眾多的新聞發(fā)布會有助于企業(yè)通過媒體報道接觸到更廣泛的公眾。與新聞稿一樣，當新聞發(fā)布會在晚上之前舉行時，參與者能夠確保在第二天或最早的機會對其進行報道。

　　策劃新聞發(fā)布會的分步方法：

　　1、 確保公告對新聞界和媒體具有足夠的重要性，以便媒體代表認為值得參加會議。僅新聞稿可以涵蓋的內(nèi)容無需通過新聞發(fā)布會宣布。召開記者會應該有充分的理由。

　　2、 選擇一般適合媒體人的日期、時間和地點。避開非工作日的節(jié)假日和周日。同樣，避免對他們中的大多數(shù)人來說可能不方便的清晨和傍晚時間。

　　如果可能的話，如果在那段時間已經(jīng)安排了任何重大活動，請嘗試重新安排您的會議。場地也應該位置便利且易于到達。

　　3、 提前通過快遞或電子郵件發(fā)送書面正式邀請函，并確保發(fā)給正確的人。此外，在記者見面會當天提醒媒體人，并要求他們出席。

　　4、 新聞發(fā)布會一般由首席執(zhí)行官或機構負責人發(fā)表，其重要性較高。重要公告由機構負責人和高層人員參與發(fā)布，具有很高的可信度。

　　5、 把握時機，如期開會很重要。讓媒體等待并浪費時間是不公平的。在任何一天，他們通常都有很多這樣的約會。

　　6、 到了約定的時間，有簡短的歡迎，宣布開始。陳述或地址是口頭的?，F(xiàn)在很常見的是這種口頭報告伴隨著視聽或幻燈片演示。帶有適當圖表、圖表和圖片的幻燈片演示增加了公告的價值，使媒體人員更容易吸收細節(jié)。正式的公告或演示之后總是有一個問答環(huán)節(jié)。這確保媒體代表有機會尋求更多細節(jié)并澄清他們的疑慮。

　　7、 有必要提供演示文稿的硬拷貝或關于公告細節(jié)的書面說明。這將確保正確理解和報告事實和數(shù)據(jù)。

　　8、 部分記者和電視臺代表攜帶相機和攝像師前來，需妥善安排接待。

　　9、 毋庸置疑，出于對受邀者的禮貌，在此類新聞發(fā)布會上提供茶點和午餐。因此，大型組織的公共關系部門需要遵循有條不紊的方法來組織參加人數(shù)眾多且有效的新聞發(fā)布會。

　　與新聞稿一樣，新聞發(fā)布會也是獲得廣泛媒體報道的一種極具成本效益的方法。然而，我們需要強調(diào)的是媒體的巨大力量，因此，需要注意確保絕對不會出錯。新聞發(fā)布會必須以機智、理解和耐心的方式進行。