前面為朋友們介紹了舉辦發(fā)布會(huì)需要邀請(qǐng)哪些人員以及如何邀請(qǐng)，相信大家都已經(jīng)非常了解了。今天深圳時(shí)光在線小編將繼續(xù)為朋友們分享發(fā)布會(huì)活動(dòng)如何安排工作人員?希望能幫助到有需要的朋友們!
在識(shí)別活動(dòng)的核心信息和邀請(qǐng)人之后，需要根據(jù)內(nèi)容來確定內(nèi)容提交方及其過程設(shè)計(jì)。人員安排主要是針對(duì)工作人員而定的，他們不僅要對(duì)來賓、觀眾、媒體負(fù)責(zé)，而且要對(duì)自己的責(zé)任明確。
一般而言，員工角色有以下幾個(gè)方面：主持人、保安、禮儀接待、化妝、多媒體播放、舞美器材、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)拍(存儲(chǔ)卡硬盤)、物資人員、技術(shù)人員等等?？善刚?qǐng)外部雇員，也可由公司內(nèi)部員工負(fù)責(zé)。
公司內(nèi)的員工一般統(tǒng)一穿著公司的深色文化衫，佩戴工作牌標(biāo)明負(fù)責(zé)事項(xiàng)，專人專職。每個(gè)員工都要知道整個(gè)發(fā)布會(huì)的節(jié)奏，要把事情辦好，事事有回應(yīng)。
下面針對(duì)工作人員對(duì)以下幾大對(duì)象負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明：
1、公司領(lǐng)導(dǎo)
從參加會(huì)議的來賓中單獨(dú)列出來說，可見公司領(lǐng)導(dǎo)的重要性，公司的領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必服務(wù)到位。
會(huì)議前：需要為領(lǐng)導(dǎo)們準(zhǔn)備好個(gè)人的briefingdeck，按照他當(dāng)天的時(shí)間表告訴他活動(dòng)要說什么，會(huì)見哪些人，如何穿著等等;并在活動(dòng)前安排排練。
會(huì)議當(dāng)天：要做好領(lǐng)導(dǎo)接待工作，有需要的時(shí)候可以第一時(shí)間找到你。
演講者需要準(zhǔn)備講稿手卡并備份。
當(dāng)與嘉賓交流時(shí)，需要準(zhǔn)備企業(yè)核心信息，嘉賓基本信息(姓名、公司、職位、與公司的關(guān)系)。
而在與媒體打交道的場(chǎng)景中，需要再一次提醒訪談的目的，媒體和記者介紹，采訪問題的方向和建議的解答，企業(yè)核心信息，行業(yè)形勢(shì)，甚至是媒體八卦等并做好風(fēng)險(xiǎn)提示。
有重要來賓的情況下：需要根據(jù)貴賓席上的貴賓提供指引，并提醒同一桌來賓的基本信息。
會(huì)議后：向領(lǐng)導(dǎo)提出本次會(huì)議取得較好成績(jī)和需改進(jìn)之處。
2、其他與會(huì)嘉賓
會(huì)議前：提前傳達(dá)活動(dòng)主題、論壇所涉及的主題和活動(dòng)的時(shí)間安排，并做好著裝要求和出行安排(食、住、行)，使來賓享有與其level一致的待遇標(biāo)準(zhǔn)，除特殊需要(例如政府官員)外。
會(huì)議地點(diǎn)：反復(fù)確認(rèn)好來賓座位以及來賓的身份信息和頭銜是否吻合;需要做好來賓的接待工作。一般會(huì)先在貴賓室休息，備份來賓的講稿和多媒體設(shè)備，為來賓更好地融入環(huán)境做大會(huì)介紹和人際搭橋工作。
會(huì)議后：可以寫一封感謝信給參加會(huì)議的嘉賓，并附上他出席會(huì)議的照片。
3、出席媒體
會(huì)議前：溝通各方需求，告知活動(dòng)日程安排，確定訪談重點(diǎn)。
會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：做好媒體接待和引導(dǎo)工作，讓媒體按照順序進(jìn)行1對(duì)1專訪。
會(huì)后：向媒體傳遞發(fā)布會(huì)簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)稿件、發(fā)布會(huì)多媒體資料，確定發(fā)布時(shí)間，表示感謝。發(fā)布后，若能將其轉(zhuǎn)發(fā)到公共平臺(tái)，則表示更加感謝。
4、參會(huì)觀眾
會(huì)議前：需發(fā)送會(huì)議報(bào)名成功通知及邀請(qǐng)函，會(huì)議前一天需發(fā)送RSVP(收到請(qǐng)回復(fù))短信提醒。
活動(dòng)當(dāng)天：做好每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)觀眾的簽到及引導(dǎo)。
會(huì)后：收集會(huì)議參與者的活動(dòng)反饋信息，并進(jìn)行電話回訪。
溫馨提示：對(duì)于其他外聘工作人員，需要確保提前到場(chǎng)，清楚地了解他們負(fù)責(zé)的主要環(huán)節(jié)，并向他們提供大會(huì)基本Q&A信息(會(huì)場(chǎng)區(qū)域平面圖、發(fā)布會(huì)流程圖)，以便回答觀眾的問題。政府部門分會(huì)場(chǎng)何時(shí)開始?洗手間在哪兒?等等問題
在人員邀請(qǐng)環(huán)節(jié)需要與多個(gè)部門協(xié)作，例如，市場(chǎng)部負(fù)責(zé)大會(huì)的報(bào)名宣傳，吸引觀眾報(bào)名，在會(huì)議結(jié)束后將觀眾登記信息發(fā)給call-center進(jìn)行電話回訪，尋找商業(yè)機(jī)會(huì);銷售部負(fù)責(zé)向商業(yè)伙伴、顧客等發(fā)出定向邀請(qǐng);公關(guān)部負(fù)責(zé)與媒體對(duì)接，撰寫稿件，管理危機(jī)等等。
