活動(dòng)和會(huì)議策劃人非常注重確保他們的活動(dòng)登記過程順利進(jìn)行，因?yàn)檫@是與會(huì)者的第一次現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)。越來越多的時(shí)候，策劃者正轉(zhuǎn)向科技實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的自動(dòng)化——騰出時(shí)間專注于創(chuàng)造有影響力的體驗(yàn)。想象一下你最可怕的噩夢(mèng)。是不是有點(diǎn)像這樣?每一個(gè)出席者都會(huì)準(zhǔn)時(shí)報(bào)到。一樣。時(shí)間。他們因一整天的旅行而疲憊不堪;他們抱怨要排長(zhǎng)隊(duì)等候。你已經(jīng)可以想象可怕的事后調(diào)查反應(yīng)。
你在會(huì)場(chǎng)里跑來跑去，喝了太多的濃縮咖啡，腦袋嗡嗡作響——而你的員工卻不見蹤影。最終，你坐在簽到臺(tái)后面，開始默默地從你的電子表格列表中一個(gè)接一個(gè)地檢查與會(huì)者，但是被遺棄的與會(huì)者的隊(duì)伍永遠(yuǎn)不會(huì)結(jié)束。一旦參加者真的參加了你的活動(dòng)，他們實(shí)際上在做什么?你不知道…如果你正坐在辦公桌前，手舉在空中，或者你正忙著咬手指甲，而你的思維在飛速發(fā)展，我們會(huì)和你在一起。以下是如何讓活動(dòng)的簽到過程順利進(jìn)行的快速操作:
現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)如何改善與會(huì)者體驗(yàn):
1.與會(huì)者簽到
突出顯示電子表格來登記與會(huì)者的日子已經(jīng)一去不復(fù)返了。您需要一種方法來有效地檢查它們，讓它們通過線路，并捕獲報(bào)告所需的信息——這是存在的!到達(dá)時(shí)是第一個(gè)完全自助的事件登記應(yīng)用程序。使用一個(gè)應(yīng)用程序在現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行您的登記，使您能夠以通常只在大型貿(mào)易展/會(huì)議上看到的方式管理您的與會(huì)者，而成本只是其一小部分。只需刷一下信用卡，您就可以快速安全地收取款項(xiàng)，這非常適合未經(jīng)預(yù)約的與會(huì)者或未結(jié)清余額的注冊(cè)者。
2.設(shè)置自助注冊(cè)
更進(jìn)一步，設(shè)置自助注冊(cè)，你很容易給你的與會(huì)者留下深刻印象，并減少登記過程中的人員需求。與會(huì)者可以自行注冊(cè)、登記、付款、登記他們的客人，以及預(yù)覽/編輯/打印他們的姓名徽章。
3.無(wú)線打印徽章
預(yù)先打印姓名徽章是過時(shí)的-總是有現(xiàn)場(chǎng)的變化，新的注冊(cè)，或徽章上的錯(cuò)誤。現(xiàn)在，您可以現(xiàn)場(chǎng)預(yù)覽并進(jìn)行任何必要的編輯，然后在與會(huì)者到達(dá)時(shí)按需打印徽章。不再需要容易出錯(cuò)且需要分類的預(yù)印徽章?？萍甲屧O(shè)計(jì)你的徽章變得輕而易舉，并讓你可以準(zhǔn)確控制要包含的內(nèi)容，如與會(huì)者類型、注冊(cè)會(huì)議或飲食偏好。許多現(xiàn)代徽章技術(shù)現(xiàn)在也可以使用，包括QR碼和RFID。
4.跟蹤與會(huì)者的整個(gè)旅程
技術(shù)幫助你捕捉與會(huì)者正在做的一切貫穿您的活動(dòng)——從他們參加的會(huì)議，到他們觀看的演示，到他們參觀的展位。您可以更好地了解與會(huì)者的興趣和需求，并建立更完整的個(gè)人資料——您將知道他們最感興趣的主題、產(chǎn)品和服務(wù)，以及他們的銷售線索有多熱門，因此您可以定制與他們相關(guān)的活動(dòng)跟進(jìn)。這種對(duì)潛在客戶和現(xiàn)有客戶的深入了解使您能夠創(chuàng)建更有效的營(yíng)銷活動(dòng)，從而提高轉(zhuǎn)化率、加快銷售周期并建立客戶關(guān)系。
5.獲取實(shí)時(shí)注冊(cè)號(hào)
作為一名策劃師，通過應(yīng)用程序可以讓您實(shí)時(shí)了解哪些人登記入住，哪些人登記入住。您還可以跟蹤會(huì)議的簽到和退房時(shí)間，如果您的活動(dòng)獎(jiǎng)勵(lì)與會(huì)者繼續(xù)教育學(xué)分，這將非常有用。擁有這些現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)是任何現(xiàn)代活動(dòng)組織者的關(guān)鍵。您可以利用這些見解在活動(dòng)中即時(shí)做出改變和改進(jìn)。這些數(shù)據(jù)還將幫助您了解辦理登機(jī)手續(xù)的高峰時(shí)間，以便您可以在未來的活動(dòng)中改善員工分配。
6.減少辦理登機(jī)手續(xù)所需的工作人員時(shí)間
在登機(jī)過程中采用技術(shù)的最大好處之一是什么?沒有活動(dòng)工作人員在現(xiàn)場(chǎng)辦理入住手續(xù)。這也意味著你不必在活動(dòng)前花費(fèi)寶貴的時(shí)間培訓(xùn)你的員工，也不必在活動(dòng)的第一天花費(fèi)大量的活動(dòng)員工時(shí)間。所以，丟掉電子表格，松一口氣吧!
7.將現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)與您的其他活動(dòng)技術(shù)無(wú)縫集成
為了最大限度地提高活動(dòng)的回報(bào)，必須將現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)與活動(dòng)的其他技術(shù)相結(jié)合。這使得在活動(dòng)的每個(gè)階段跟蹤與會(huì)者變得非常簡(jiǎn)單:從注冊(cè)、報(bào)到、參加會(huì)議、參觀參展商展位，到活動(dòng)結(jié)束后的跟進(jìn)。您將全面了解與會(huì)者的旅程，并獲得大量數(shù)據(jù)來證明您的活動(dòng)的投資回報(bào)率。將您的所有數(shù)據(jù)放在一個(gè)地方，事后報(bào)告變得輕而易舉。
