據(jù)GBTA集團(tuán)和會(huì)議委員會(huì)稱，戰(zhàn)略會(huì)議管理(SMM)管理企業(yè)范圍內(nèi)與會(huì)議相關(guān)的流程、開支、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商和數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)/愿景相一致的可衡量的業(yè)務(wù)目標(biāo)，并以量化節(jié)約、風(fēng)險(xiǎn)緩解和服務(wù)質(zhì)量的形式提供價(jià)值。
平均而言，會(huì)議支出占年銷售額的0.5-1%，T&E總支出的25-30%，風(fēng)量的60%，或收入的2-3%。你的估計(jì)與這些數(shù)字一致嗎?如果沒有，那么在您的公司中有一個(gè)巨大的機(jī)會(huì)來發(fā)現(xiàn)隱藏的會(huì)議支出，并實(shí)施會(huì)議計(jì)劃來提高可見性、降低風(fēng)險(xiǎn)、自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程和削減成本。
誰使用戰(zhàn)略會(huì)議管理?
人們很容易認(rèn)為SMM的目標(biāo)是大公司，但事實(shí)并非如此。雖然最大的公司往往有復(fù)雜的項(xiàng)目和活動(dòng)，但這并不意味著它們是唯一可以從SMM項(xiàng)目中受益的組織。小型、中型、TPP和大型公司都可以實(shí)施SMM。如果你一年在不同的地方有多個(gè)活動(dòng)，那么你可以利用SMM。如果有許多員工和大量的收入，該組織應(yīng)該研究SMM。SMM項(xiàng)目中的大多數(shù)會(huì)議都是小型的。這種復(fù)雜性來自會(huì)議的數(shù)量以及安排所有這些活動(dòng)所帶來的挑戰(zhàn)。如果你有一個(gè)全年都有許多會(huì)議的活動(dòng)計(jì)劃，分布在許多員工中，并且要求卓越，那么SMM就是你的選擇。
證明活動(dòng)投資回報(bào)率
證明SMM項(xiàng)目的價(jià)值很簡單。歸根結(jié)底是投資回報(bào)率(ROI)。首先，問問你自己——你的公司花了多少錢，有什么好處?
如果沒有一個(gè)合適的計(jì)劃，你就有一個(gè)在不同系統(tǒng)中建立的會(huì)議網(wǎng)絡(luò)，這意味著不同的活動(dòng)所有者對它們的預(yù)算都是不同的。因此，費(fèi)用跟蹤是一項(xiàng)幾乎不可能完成的任務(wù)。要花幾天時(shí)間才能找到每個(gè)策劃小型會(huì)議的人，并了解他們是如何記錄費(fèi)用的。然后，你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)衡量成功的總體標(biāo)準(zhǔn)，這是一個(gè)挑戰(zhàn)，因?yàn)闆]有一個(gè)會(huì)議是在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下計(jì)劃的。
說到節(jié)約成本，你錯(cuò)過了很多。同樣的，當(dāng)你批量購買而不是單獨(dú)購買時(shí)，你可以節(jié)省開支，但你卻錯(cuò)過了節(jié)省開支的機(jī)會(huì)，因?yàn)槟銢]有與場館、餐飲等提供持續(xù)服務(wù)的機(jī)構(gòu)達(dá)成交易。
SMM等于測量工具加上可見性
有了正確的工具，跟蹤投資回報(bào)率變得容易。這不僅僅是簡單的成本。規(guī)劃項(xiàng)目伴隨著他們自己的一大堆問題。從安全問題到合規(guī)問題，如果你不能用一個(gè)工具監(jiān)控所有的公司會(huì)議，你就有可能讓公司面臨未來的困難。
風(fēng)險(xiǎn)管理和SMM
風(fēng)險(xiǎn)總是會(huì)有的。但這并不意味著你不應(yīng)該做好準(zhǔn)備。第一，知道風(fēng)險(xiǎn)，有意識。在會(huì)議和活動(dòng)領(lǐng)域，有很多地方可能會(huì)出錯(cuò)。你必須了解與會(huì)者的旅行安全問題、活動(dòng)的保險(xiǎn)范圍、GDPR等數(shù)據(jù)隱私法以及合同協(xié)議。最好的方法是降低這些風(fēng)險(xiǎn)就是制定一個(gè)有清晰流程和可見性的計(jì)劃。如果每份合同都需要一個(gè)特定的權(quán)威來審核和簽署，這就確保了一致性。通常，當(dāng)你試圖完成一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，過程會(huì)因?yàn)闇p緩動(dòng)力而被人瞧不起，但實(shí)際上，它們創(chuàng)造了一種抵御風(fēng)險(xiǎn)的保障。
客戶體驗(yàn)很重要
很多人在規(guī)劃的時(shí)候，體驗(yàn)就變了。這可能是好的，也可能是壞的，但是如果有選擇的話，你難道不會(huì)選擇一個(gè)合作項(xiàng)目來整合策略以創(chuàng)造最好的活動(dòng)嗎?沒有人從中得到任何東西的會(huì)議是沒有意義的。簡單明了。SMM是改善體驗(yàn)的好方法。從注冊和徽章等現(xiàn)場工具到數(shù)據(jù)和分析，這是一種流暢的體驗(yàn)。沒有必要擔(dān)心品牌，因?yàn)樗苋菀妆３忠恢隆Ｍㄟ^流程實(shí)現(xiàn)，您可以為會(huì)議創(chuàng)建一個(gè)基本的期望，并獲得更好的體驗(yàn)。有了SMM，你可以很容易地將每次會(huì)議作為在組織層面而非個(gè)人層面成長的機(jī)會(huì)。
這是一個(gè)更好的計(jì)劃
SMM把一年無數(shù)活動(dòng)的計(jì)劃從混亂中解脫出來。有更嚴(yán)格的角色指南，清楚地闡明了每個(gè)計(jì)劃者的責(zé)任和如何計(jì)劃。誰愿意每次都從零開始?已經(jīng)重復(fù)做了一百遍的東西，沒有必要再去創(chuàng)造新的東西。最重要的是，盡可能利用最好的工具并進(jìn)行協(xié)作。
