如果您正在實(shí)施戰(zhàn)略會(huì)議管理，那么您正在嘗試將秩序帶入相對(duì)混亂的狀態(tài)。你正在馴服會(huì)議計(jì)劃的狂野西部。要處理這種情況，您需要一個(gè)會(huì)議政策。一旦編寫并通過(guò)，您組織的會(huì)議政策將明確有關(guān)會(huì)議的工作方式。它將闡明流程和期望，并明確誰(shuí)負(fù)責(zé)做什么。不過(guò)，沒(méi)有一刀切的政策。您的政策的簡(jiǎn)單或復(fù)雜程度取決于您的組織，以及強(qiáng)制執(zhí)行內(nèi)容與推薦內(nèi)容的問(wèn)題。流程和政策驅(qū)動(dòng)的公司將擁有更全面的政策，而其他公司可能會(huì)采用一套更簡(jiǎn)單的指導(dǎo)方針。
確立目的和范圍
在每個(gè)組織中，無(wú)論大小，每一項(xiàng)新舉措或政策的推出都是有原因的。有人知道那個(gè)原因是什么，但很多時(shí)候，很多人不知道。事實(shí)上，對(duì)目標(biāo)存在根本性誤解的情況并不少見，即使在定期聚集以實(shí)現(xiàn)這一切的核心人群中也是如此。結(jié)果是很多來(lái)回、重復(fù)的對(duì)話和浪費(fèi)時(shí)間。
如果指導(dǎo)委員會(huì)的意見不一致，你怎么能期望得到整個(gè)組織的有效支持?這就是目的陳述如此重要的原因。這可能看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但事實(shí)并非如此。
創(chuàng)建會(huì)議策略的第一件事就是將目的陳述寫成文字。目的由您根據(jù)貴公司的目標(biāo)來(lái)決定，但以下是該聲明的示例：
該政策的目的是最大程度地降低公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并減少整體會(huì)議費(fèi)用。該政策將為采購(gòu)會(huì)議服務(wù)提供明確定義的指導(dǎo)方針;適當(dāng)?shù)念A(yù)算、會(huì)計(jì)和會(huì)議支出報(bào)告;并促進(jìn)會(huì)議付款。
記住
從一開始就確定的另一個(gè)重要事實(shí)是范圍。本政策適用于誰(shuí)?它究竟會(huì)涵蓋什么?范圍定義會(huì)隨著時(shí)間而改變嗎?這些是關(guān)鍵利益相關(guān)者會(huì)提出的問(wèn)題，因此需要提前明確回答。
范圍的定義方式將取決于您的組織及其目標(biāo)，但這里有一個(gè)示例說(shuō)明它的含義：
該政策目前適用于所有員工和承包商。未來(lái)范圍可能會(huì)擴(kuò)大到包括其他地理區(qū)域。本政策適用于滿足以下一項(xiàng)或多項(xiàng)條件的所有會(huì)議或活動(dòng)。. .
有 X 人或更多人(員工或與會(huì)者)飛往同一目的地的會(huì)議或活動(dòng)
有 X 人或更多人(員工或與會(huì)者) 需要過(guò)夜住宿的會(huì)議或活動(dòng)
需要酒店或場(chǎng)地合同的會(huì)議或活動(dòng)
支出超過(guò) $____ 的會(huì)議或活動(dòng)
在公司場(chǎng)所外舉行的會(huì)議或活動(dòng)
需要支持服務(wù)的會(huì)議或活動(dòng)，例如會(huì)議策劃、制作或視聽服務(wù)、地面交通、安?；蚱渌С?/p>
命名角色和職責(zé)
如果沒(méi)有明確誰(shuí)負(fù)責(zé)什么，任何政策都是失職的。會(huì)議政策的“角色和職責(zé)”部分緊隨其后。這是該部分的序言可能如何閱讀的示例：
該政策確定了對(duì)公司主辦的會(huì)議和活動(dòng)感興趣的各種利益相關(guān)者的角色和責(zé)任。所有公司員工、承包商和第三方供應(yīng)商都有責(zé)任閱讀、理解和遵守本政策。
記住
以下是您的政策將為其分配角色的一些一般責(zé)任領(lǐng)域。如果您已經(jīng)有一個(gè)中央采購(gòu)或會(huì)議管理部門，那么其中許多職責(zé)將由這些領(lǐng)域的人員處理。如果其他人處理這些事情，請(qǐng)說(shuō)清楚。如果將這些責(zé)任外包給第三方，則可以在此處說(shuō)明?？紤]在您的政策中包括以下領(lǐng)域：
采購(gòu)會(huì)議/活動(dòng)場(chǎng)地和過(guò)夜住宿：該職責(zé)包括現(xiàn)場(chǎng)研究、談判、準(zhǔn)備和執(zhí)行酒店合同，以及維護(hù)與供應(yīng)商的關(guān)系。
管理和執(zhí)行：這包括會(huì)議項(xiàng)目管理、協(xié)調(diào)、預(yù)算、后勤規(guī)劃和現(xiàn)場(chǎng)操作的執(zhí)行。
會(huì)議負(fù)責(zé)人：這是確保所有費(fèi)用準(zhǔn)確、合理、必要并符合業(yè)務(wù)目標(biāo)的人。
會(huì)議策劃者：此人負(fù)責(zé)會(huì)議或活動(dòng)的整體后勤規(guī)劃和項(xiàng)目管理。這包括協(xié)調(diào)會(huì)議所有者以及其他服務(wù)提供商或部門的職責(zé)。它可能是內(nèi)部會(huì)議策劃專家、不時(shí)計(jì)劃會(huì)議的內(nèi)部人員或外部供應(yīng)商。這里有大量的動(dòng)手工作，包括確定會(huì)議或活動(dòng)的要求、創(chuàng)建和管理項(xiàng)目計(jì)劃、維護(hù)預(yù)算以及遵守所有公司政策。這是所有文件都簽字的人，他或她可以處理與會(huì)者管理、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、預(yù)算對(duì)賬和付款對(duì)賬等事情。
會(huì)議請(qǐng)求者：這是提交原始會(huì)議請(qǐng)求表的人，可能是會(huì)議所有者或會(huì)議策劃者。
團(tuán)體航空供應(yīng)商：此責(zé)任通常由提供團(tuán)體航空服務(wù)的旅行或會(huì)議管理公司承擔(dān)。職責(zé)包括進(jìn)行機(jī)票分析、與航空公司談判和簽訂合同、進(jìn)行預(yù)訂、處理票務(wù)以及整理到達(dá)和離開的清單。
發(fā)表聲明
在這里會(huì)議政策可能會(huì)變得更詳細(xì)，特別是如果您的公司習(xí)慣于建立和遵循特定的流程和政策。政策的這一部分規(guī)定了適合舉行面對(duì)面會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)。然后它會(huì)詳細(xì)說(shuō)明該過(guò)程應(yīng)該如何工作。如果遵循該政策是強(qiáng)制性的，它會(huì)在此處說(shuō)明(但同樣，這些是強(qiáng)制性的還是指導(dǎo)性的，取決于您組織的文化)。
如果這是一項(xiàng)強(qiáng)制性政策，本節(jié)的序言可能聽起來(lái)像這樣：
只有當(dāng)電話會(huì)議、視頻會(huì)議或其他方法無(wú)法獲得顯著的附加值時(shí)，才應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)(面對(duì)面)會(huì)議和活動(dòng)。只要有可能，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議應(yīng)在公司租賃或擁有的設(shè)施或場(chǎng)所舉行，不會(huì)產(chǎn)生額外費(fèi)用。如果無(wú)法做到這一點(diǎn)，則必須提交會(huì)議申請(qǐng)表以聘請(qǐng)會(huì)議管理部門，啟動(dòng)選址和采購(gòu)流程，并確保正確支付與會(huì)議相關(guān)的發(fā)票。
記住
從那里開始，更全面的政策將增加細(xì)節(jié)。它可能包括有關(guān)您的會(huì)議如何在系統(tǒng)中注冊(cè)的詳細(xì)信息、如何選擇場(chǎng)地和供應(yīng)商、如何處理付款、需要什么樣的提前期、必須采取哪些措施來(lái)確保合規(guī)性、必須注意哪些安全和風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)處理，以及如何駕馭相關(guān)的道德責(zé)任。
概述會(huì)議注冊(cè)程序
提交會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)啟動(dòng)計(jì)劃過(guò)程。請(qǐng)求者提供會(huì)議詳細(xì)信息、成本和業(yè)務(wù)目標(biāo)，這些信息將表單通過(guò)審批流程。一旦獲得批準(zhǔn)，采購(gòu)部門、會(huì)議管理小組或外部計(jì)劃?rùn)C(jī)構(gòu)將被引入完成各種任務(wù)，例如：
確定具有成本效益的地點(diǎn)
尋找潛在的場(chǎng)地和供應(yīng)商，包括酒店住宿
如果需要航空旅行，請(qǐng)聘請(qǐng)團(tuán)體航空旅行提供商
將信息傳遞給會(huì)議所有者、計(jì)劃者或請(qǐng)求者，以便他或她可以選擇場(chǎng)地和供應(yīng)商
談判合同條款和條件
簽訂合同
準(zhǔn)備初步預(yù)算或成本估算
開始申請(qǐng)公司會(huì)議卡
您的會(huì)議政策的這一部分將使這一切變得清晰。然后它將繼續(xù)闡明各方的過(guò)程和責(zé)任。
例如，可以指示會(huì)議所有者或指定的會(huì)議策劃者確保所有項(xiàng)目和預(yù)算都已獲得批準(zhǔn)。一旦確定了總估計(jì)成本，會(huì)議所有者就會(huì)批準(zhǔn)支出。一項(xiàng)綜合政策可能會(huì)規(guī)定，在簽署任何場(chǎng)館、酒店住宿或航空旅行合同之前，應(yīng)以書面形式收集所有這些批準(zhǔn)。
選擇供應(yīng)商和場(chǎng)地
這是一個(gè)很好的例子，說(shuō)明了為什么 SMM
程序如此重要。想象一下，您組織的其他部分安排了一次會(huì)議，然后由于某種原因不得不取消。該行動(dòng)可能會(huì)產(chǎn)生取消費(fèi)用，但在許多情況下，該費(fèi)用可以作為涉及該場(chǎng)地或供應(yīng)商的未來(lái)活動(dòng)的抵免。如果你沒(méi)有一個(gè)集中的會(huì)議程序，你怎么會(huì)知道信用就在那里，等著花呢?
記住
使用
SMM，這些數(shù)據(jù)都在系統(tǒng)中。為確保組織充分利用這些信用，以及任何其他事先協(xié)商好的交易，您的政策應(yīng)包括語(yǔ)言，例如本示例中的內(nèi)容(但由您決定語(yǔ)言的強(qiáng)制性，根據(jù)您的公司文化和目標(biāo))：
公司已為其支付取消費(fèi)用的任何供應(yīng)商將獲得優(yōu)先權(quán)，該費(fèi)用可作為未來(lái)計(jì)劃的信用額度。盡可能使用公司首選的臨時(shí)(商務(wù)旅行)酒店或團(tuán)體首選酒店。采購(gòu)部門(或會(huì)議管理部門)將在編制選址結(jié)果時(shí)確定公司的首選酒店和供應(yīng)商的取消積分突出。
選擇有可用折扣或積分的場(chǎng)所和供應(yīng)商是一個(gè)關(guān)鍵考慮因素，但當(dāng)然不是唯一的考慮因素。這可能是顯而易見的，但您的政策應(yīng)該明確，當(dāng)大多數(shù)與會(huì)者來(lái)自同一地點(diǎn)時(shí)，您的員工應(yīng)該選擇一個(gè)可以最大限度地減少旅行和酒店費(fèi)用的網(wǎng)站。首選始終是公司擁有或公司租賃的設(shè)施，如果不可能，則首選場(chǎng)地。
警告
不僅應(yīng)該由合適的人來(lái)進(jìn)行安排，而且他們必須遵循正確的采購(gòu)程序。貴公司的采購(gòu)實(shí)踐可能會(huì)指導(dǎo)您在此處闡明的流程有多正式。流程驅(qū)動(dòng)的組織可能會(huì)要求正式的提案請(qǐng)求和客觀的投標(biāo)比較流程，并且可能會(huì)準(zhǔn)確說(shuō)明誰(shuí)簽署了合同。如果您的公司已經(jīng)為降低風(fēng)險(xiǎn)創(chuàng)建了合同附錄(您絕對(duì)應(yīng)該考慮這樣做)，則該附錄必須附在酒店協(xié)議中。
說(shuō)明交貨時(shí)間
誰(shuí)沒(méi)有處理過(guò)這么晚才提出的要求，以至于很難把工作做好?古老的諺語(yǔ)說(shuō)“匆忙造成浪費(fèi)”，而實(shí)施 SMM
計(jì)劃的要點(diǎn)之一就是將浪費(fèi)從系統(tǒng)中剔除。從邏輯上講，你也需要匆忙離開這個(gè)系統(tǒng)。
從旅行計(jì)劃的角度來(lái)看，這絕對(duì)是有道理的。您的規(guī)劃人員擁有的準(zhǔn)備時(shí)間越多，找到合適住宿和談判最佳交易的幾率就越大。機(jī)票也是如此。
付款計(jì)劃
如果沒(méi)有 SMM 計(jì)劃，賬單可能會(huì)得到支付，但很難密切關(guān)注支出的大局。但是，使用您的新程序，每次會(huì)議都會(huì)有自己的 ID 號(hào)。
您的這部分政策讓您的團(tuán)隊(duì)知道如何處理該號(hào)碼。它應(yīng)該出現(xiàn)在所有發(fā)票上，包括對(duì)供應(yīng)商的預(yù)付款，以及涉及公司及其供應(yīng)商的所有合同。此外，該政策應(yīng)指定負(fù)責(zé)確保及時(shí)付款的人員(很可能是會(huì)議所有者或指定的計(jì)劃者)。
在會(huì)議中練習(xí)預(yù)算很重要，這樣您就可以將所有預(yù)算項(xiàng)目(包括付款)保存在同一個(gè)地方。付款將駐留在指定的付款程序中。
保持合規(guī)
記住
如果您的公司是一家受政策和行為準(zhǔn)則強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)的公司，那么 SMM
計(jì)劃的好處之一就是能夠確保遵守這些規(guī)則。在此類組織中，應(yīng)在會(huì)議政策中明確責(zé)任。如果您在任務(wù)型文化中運(yùn)營(yíng)，以下是您可能采用的語(yǔ)言示例：
會(huì)議所有者和/或指定的會(huì)議策劃者有責(zé)任遵守公司的道德或行為準(zhǔn)則、一般采購(gòu)政策以及有關(guān)會(huì)議相關(guān)支出管理的任何適用法律。[姓名]
將監(jiān)督對(duì)本政策的遵守情況，并將向高級(jí)管理層報(bào)告不合規(guī)情況。
警告
如您所知，如果您在強(qiáng)制要求的文化中工作，那么說(shuō)明當(dāng)違反規(guī)則而沒(méi)有發(fā)生合規(guī)時(shí)會(huì)發(fā)生什么也很重要。具體來(lái)說(shuō)，以確保每個(gè)人在這個(gè)非常重要的領(lǐng)域都在同一個(gè)頁(yè)面上。以下是您可能選擇的語(yǔ)言示例：
禁止任何試圖規(guī)避此政策的行為，并將被視為違反公司政策。每月向合規(guī)官提供合規(guī)報(bào)告，并向發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的員工和承包商分發(fā)通知。在第二次通知后，將根據(jù)公司政策和適用法律對(duì)發(fā)現(xiàn)違反本政策的員工或承包商采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。此類行動(dòng)可能包括終止雇傭或合同。
分配安全和風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任
SMM 程序?qū)τ谔幚盹L(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題非常有用，但除非有人負(fù)責(zé)，否則不會(huì)發(fā)生這種情況。該政策的這一部分標(biāo)識(shí)了該人。
考慮讓選擇場(chǎng)外地點(diǎn)的會(huì)議所有者或其指定的會(huì)議策劃者負(fù)責(zé)評(píng)估安全或風(fēng)險(xiǎn)因素。他們的工作是記錄他們的發(fā)現(xiàn)以及需要采取哪些安全措施來(lái)確保與會(huì)者的安全。為了安全起見，請(qǐng)讓您的風(fēng)險(xiǎn)管理官員最終批準(zhǔn)場(chǎng)外活動(dòng)。
警告
如果有超出常規(guī)會(huì)議業(yè)務(wù)的娛樂(lè)活動(dòng)，則可能需要額外的保險(xiǎn)或其他風(fēng)險(xiǎn)緩解措施，因此應(yīng)該在保單中。還要確保規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)管理部門必須審查任何關(guān)于個(gè)人釋放、責(zé)任豁免或賠償?shù)恼?qǐng)求。
闡明道德責(zé)任
會(huì)議計(jì)劃可能會(huì)造成各種道德困境。供應(yīng)品可能會(huì)提供個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)積分、門票、積分、禮物或其他獎(jiǎng)勵(lì)。您的政策應(yīng)說(shuō)明允許或不允許的內(nèi)容。如果您的公司有禮品政策和道德準(zhǔn)則，則很可能適用于這些激勵(lì)措施和獎(jiǎng)勵(lì)。
小費(fèi)
您還應(yīng)該考慮禁止供應(yīng)商為換取公司業(yè)務(wù)而提供的免費(fèi)熟悉旅行。這并不是說(shuō)熟悉旅行或現(xiàn)場(chǎng)檢查是一個(gè)壞主意。但是您的團(tuán)隊(duì)需要支付賬單。
至于酒店或航空公司提供的獎(jiǎng)勵(lì)積分，許多政策會(huì)將其記入活動(dòng)的主賬單，或者以其他方式返還給公司。無(wú)論規(guī)則是什么，都必須說(shuō)明。
填寫詳細(xì)信息
上述部分參考了會(huì)議政策之外的各種公司政策和流程。您可以在此處具體確定這些政策是什么(如果您的公司有這些政策)。列出清單并包括保單編號(hào)。如果您的保單是在線的，請(qǐng)考慮包含超鏈接。以下是一些可供參考的政策示例：
公司差旅和費(fèi)用政策
一般采購(gòu)和財(cái)務(wù)政策
道德規(guī)范或合規(guī)政策
使用公司名稱和品牌指南
風(fēng)險(xiǎn)管理和安全政策
會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具
這也是一個(gè)包含各種關(guān)鍵人員的聯(lián)系人姓名的好地方，以防有問(wèn)題需要回答。這些關(guān)鍵人員可能包括負(fù)責(zé)政策和政策例外的人員、合規(guī)聯(lián)系人、安全和風(fēng)險(xiǎn)管理人員、財(cái)務(wù)分析師、旅行聯(lián)絡(luò)員和會(huì)議理事會(huì)的代表。
