每一天，都有新的冒險(xiǎn)等待著。也許您正在尋找將特殊場合吸引到您的場地的方法?；蛘?，手頭的任務(wù)可能是重新設(shè)計(jì)您的會(huì)議空間，使其更加開放和吸引人。您甚至可能正在制定一項(xiàng)提高追加銷售收入的計(jì)劃。
關(guān)鍵是，從來沒有一個(gè)沉悶的時(shí)刻。一百萬個(gè)小步驟可以在您的場地創(chuàng)造非凡(且有利可圖)的活動(dòng)體驗(yàn);作為一名酒店專業(yè)人士，您在將所有這些結(jié)合在一起方面發(fā)揮著重要作用。
這是一個(gè)相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。
但這也是一個(gè)難得的機(jī)會(huì)。例如，考慮到臥室的入住率徘徊在 80% 左右——而會(huì)議空間大約有 70%
的時(shí)間是空的。這是一個(gè)很有希望的情況，您的許多競爭對手已經(jīng)在利用，團(tuán)隊(duì)活動(dòng)銷售團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)照顧客戶、尋找新活動(dòng)并建立關(guān)系。
然而，事實(shí)是，無論您對團(tuán)體活動(dòng)業(yè)務(wù)多么熟悉，高效和盈利地運(yùn)營運(yùn)營都可能是困難和混亂的。因此，無論您是活動(dòng)款待領(lǐng)域的新手還是擁有長期成功記錄，本指南都旨在幫助您破解它是什么、如何運(yùn)作以及為什么它對您的業(yè)務(wù)如此重要的密碼。
集團(tuán)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)：供求關(guān)系
一般來說，團(tuán)體會(huì)議和活動(dòng)都是關(guān)于酒店房間、設(shè)施和會(huì)議設(shè)施的供應(yīng)，以滿足需要安排活動(dòng)的策劃者的需求。盡管供需平衡可能會(huì)出現(xiàn)波動(dòng)，會(huì)議需求的增加可能會(huì)導(dǎo)致酒店價(jià)格上漲，這將有助于刺激新的建設(shè)，尤其是在主要地區(qū)以外的地點(diǎn)城市。以下是活動(dòng)行業(yè)市場的各個(gè)方面：
要求：
由負(fù)責(zé)會(huì)議和活動(dòng)的策劃者和其他公司推動(dòng)，無論規(guī)模大小。他們組織和計(jì)劃活動(dòng)、尋找和預(yù)訂場地、管理注冊并處理活動(dòng)登記。通常，他們還管理現(xiàn)場體驗(yàn)，并且對與會(huì)者的滿意度非常感興趣。他們通常負(fù)責(zé)報(bào)告活動(dòng)的投資回報(bào)率
(ROI) 以及整體體驗(yàn)。
供應(yīng)：
由擁有會(huì)議空間和資源的酒店經(jīng)營者和其他場所提供。他們提供臥室、食物、飲料和其他符合需求方需求的便利設(shè)施。目的地營銷組織 (DMO)
也適合這里，因?yàn)樗鼈兇砟康牡亍Ｔ诖诉^程中，他們通常會(huì)提供前往酒店的線索，并幫助安排規(guī)劃者和酒店經(jīng)營者之間的聯(lián)系。
集團(tuán)業(yè)務(wù)生態(tài)系統(tǒng)
隨著規(guī)劃者推動(dòng)業(yè)務(wù)的需求方，場館努力通過技術(shù)、營銷和建立關(guān)系來滿足這些需求。了解這些關(guān)系如何運(yùn)作至關(guān)重要，因?yàn)樗砻鲌F(tuán)體活動(dòng)的成功是如何建立在依賴組織和人員的復(fù)雜生態(tài)系統(tǒng)之上的，所有這些都致力于保持供需平衡。這是一個(gè)基本定義：
策劃人員：這些專業(yè)人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和安排會(huì)議和活動(dòng)。他們?yōu)楣?、協(xié)會(huì)、組織、專業(yè)機(jī)構(gòu)等工作。如果您是酒店經(jīng)營者，您應(yīng)該記住每種類型，因?yàn)樗麄兪悄切┱谒阉骱皖A(yù)訂您的場地的人。
DMO：這些組織促進(jìn)前往特定地區(qū)的旅行。它包括旅游局以及會(huì)議和旅游局(CVB)。將他們視為您銷售團(tuán)隊(duì)的延伸，因?yàn)樗麄兛偸强释茝V該地區(qū)以及您的酒店。這些專業(yè)人士中的許多人還負(fù)責(zé)為規(guī)劃者尋找場地。
場所：設(shè)施、餐廳和許多其他場所都可以作為會(huì)議場所。事實(shí)上，最近的趨勢表明，酒店會(huì)議室的傳統(tǒng)理念正在為更具創(chuàng)意的選擇讓路。例如，一些企業(yè)策劃者現(xiàn)在正在尋求為他們的活動(dòng)創(chuàng)造一個(gè)更像節(jié)日的環(huán)境。
技術(shù)：從大型在線采購平臺(tái)和數(shù)字營銷到線索評分、分析和運(yùn)營軟件，Cvent 等公司通過創(chuàng)新解決方案幫助場館和規(guī)劃師。
客戶行為的趨勢和轉(zhuǎn)變?nèi)绾胃淖兗瘓F(tuán)活動(dòng)業(yè)務(wù)
考慮到所有因素，活動(dòng)業(yè)務(wù)可以被認(rèn)為是簡單的。你有一個(gè)酒店房間和會(huì)議中心。也許還有一家餐館。他們想用它來舉辦派對或談生意。很簡單，對吧?
好吧，也許不是。事實(shí)上，活動(dòng)的預(yù)訂、注冊和管理是復(fù)雜的，并且取決于包括成本、可用性和客戶期望在內(nèi)的數(shù)千個(gè)變化因素。最重要的是，當(dāng)今快節(jié)奏變化的環(huán)境迫使酒店專業(yè)人士緊跟最新趨勢。對于每一個(gè)偉大的想法，規(guī)劃者的期望都會(huì)發(fā)生變化——這意味著場地管理者需要準(zhǔn)備好在趨勢成為永久現(xiàn)實(shí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化和應(yīng)用。以下是一些需要考慮的因素：
想想客戶的力量。在互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體出現(xiàn)之前，客戶抱怨的權(quán)力有限。但是，現(xiàn)在您可以實(shí)時(shí)獲得他們的反饋。僅這一事實(shí)就推動(dòng)了提高客戶滿意度的需求?，F(xiàn)實(shí)情況是，數(shù)字媒體創(chuàng)造了一個(gè)透明和共享體驗(yàn)的環(huán)境，使客戶能夠收集信息和影響他人。
銷售過程越來越多地掌握在營銷人員手中。規(guī)劃人員習(xí)慣于在線研究產(chǎn)品和服務(wù)。當(dāng)他們準(zhǔn)備好與銷售人員交談時(shí)，他們已經(jīng)縮小了選擇范圍，并且通常清楚地知道哪些酒店和供應(yīng)商可以滿足他們的需求。您面臨的挑戰(zhàn)是在流程的早期接觸到規(guī)劃者，并在正確的時(shí)間傳遞正確的信息。
隱私和數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。規(guī)劃者想要更多的個(gè)人體驗(yàn)，但他們也想要增加隱私和安全性。在大規(guī)模數(shù)據(jù)泄露、不安全的 Wi-Fi
網(wǎng)絡(luò)和不一致的銷售點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)代，這可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。越來越多的酒店將數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私放在首位。在歐洲，場所的任務(wù)是滿足歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例 (GDPR)
中詳述的個(gè)人身份信息 (PII) 要求。然而，無論您的酒店位于何處，都需要數(shù)據(jù)保護(hù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，酒店專業(yè)人士首先需要保護(hù)和保護(hù)客戶數(shù)據(jù)。
技術(shù)成為體驗(yàn)的一部分。就在幾年前，人工智能 (AI)
還是名為“Connie”的希爾頓禮賓機(jī)器人。今天，它的功能遠(yuǎn)不止于此——并有望成為所有場館運(yùn)營中不可或缺的一部分。從聊天機(jī)器人到語音激活技術(shù)，人工智能和其他類型的技術(shù)正在幫助提高集團(tuán)業(yè)務(wù)的效率。
技術(shù)將集團(tuán)生態(tài)系統(tǒng)整合在一起
技術(shù)為集團(tuán)商業(yè)生態(tài)系統(tǒng)的各個(gè)方面提供動(dòng)力，在整個(gè)場地的研究和考慮過程中連接規(guī)劃者和供應(yīng)商。規(guī)劃人員使用技術(shù)來獲取、創(chuàng)建和管理所有類型和時(shí)刻的事件，從規(guī)劃到注冊和事件后分析。
另一方面，場地專業(yè)人士使用數(shù)字平臺(tái)和技術(shù)來幫助增加收入機(jī)會(huì)并提高運(yùn)營效率。這包括營銷工具、工作流技術(shù)等。
這兩個(gè)連接單元的實(shí)際使用如下所示：
策劃人員會(huì)前往在線采購平臺(tái)研究場地、發(fā)送 RFP 并為他們的活動(dòng)進(jìn)行選擇。這些強(qiáng)大的平臺(tái)吸引了負(fù)責(zé)數(shù)十億美元場地支出的活動(dòng)策劃者。
場地通過使用數(shù)字營銷工具在這些平臺(tái)上競爭潛在客戶和興趣。這是供應(yīng)商與規(guī)劃人員建立一對一關(guān)系的好地方。
一旦選擇了場地，酒店經(jīng)營者就會(huì)利用通信和運(yùn)營軟件來幫助最大限度地提高活動(dòng)體驗(yàn)和業(yè)務(wù)價(jià)值。這包括諸如房間塊技術(shù)、分析等解決方案。
