您通常如何為活動(dòng)尋找場(chǎng)地?像許多策劃者一樣，您可以從網(wǎng)上搜索。從那里，您創(chuàng)建一個(gè)電子表格，開始確定標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)送幾封電子郵件，致電幾個(gè)地點(diǎn)，并提出一個(gè)可靠的潛在場(chǎng)地選項(xiàng)列表。如果您計(jì)劃舉辦面對(duì)面或混合活動(dòng)，場(chǎng)地將是關(guān)鍵。
不要在場(chǎng)地采購上浪費(fèi)時(shí)間
但這花了你多長時(shí)間?您可能會(huì)浪費(fèi)數(shù)小時(shí)查看不同的酒店、會(huì)議中心和獨(dú)特的空間，并且在搜索結(jié)束時(shí)，您可能會(huì)在一張紙或部分填寫的電子表格上留下一些草草寫下的筆記。在搜索過程中最難找到的東西是什么?成本。您可以花幾個(gè)小時(shí)進(jìn)行研究，找到五個(gè)位置的絕佳清單，然后在接觸后意識(shí)到它們都超出了您的價(jià)格范圍。這會(huì)讓你回到第一方。這只是漫長而令人厭煩的場(chǎng)地采購過程中的第一步。您仍然需要?jiǎng)?chuàng)建和發(fā)送提案請(qǐng)求
(RFP)、評(píng)估它們并完成復(fù)雜的談判。
使用場(chǎng)地采購技術(shù)
現(xiàn)在你應(yīng)該不會(huì)感到驚訝，我對(duì)這個(gè)繁瑣過程的回答很簡單——活動(dòng)技術(shù)。場(chǎng)地采購工具讓一切變得如此簡單。他們能做什么?提供一個(gè)可搜索的場(chǎng)地?cái)?shù)據(jù)庫，讓您可以根據(jù)相同的標(biāo)準(zhǔn)比較和對(duì)比場(chǎng)地，輕松發(fā)送
RFP，并讓您做好使用活動(dòng)技術(shù)無法做到的唯一事情 - 進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問。盡管隨著 VR
技術(shù)的興起，它甚至可能在不久的將來幫助你做到這一點(diǎn)。我們已將場(chǎng)地采購分解為簡單的步驟，當(dāng)使用出色的場(chǎng)地采購工具時(shí)，您無需為尋找舉辦下一次活動(dòng)的理想場(chǎng)所而煩惱。
第一步：尋找場(chǎng)地
了解您的會(huì)議目標(biāo)和要求。您需要從頭開始，并在一開始就確定這些，您將減少搜索過程。
考慮與會(huì)者的反饋。這是一年一度的活動(dòng)嗎?如果與會(huì)者對(duì)前一年的場(chǎng)地評(píng)價(jià)不佳，請(qǐng)查看反饋以選擇能產(chǎn)生更好共鳴的場(chǎng)地。
不要感到孤獨(dú)!與您的團(tuán)隊(duì)或與該活動(dòng)有利益關(guān)系的其他人聯(lián)系，以集思廣益哪些因素是最重要的。
第二步：編寫完美的 RFP
您已經(jīng)知道一般目標(biāo)和要求——現(xiàn)在定義您的目的。明確本次活動(dòng)的要求和希望達(dá)到的目標(biāo)。
詳細(xì)點(diǎn)!盡可能多地提供有關(guān)該活動(dòng)的信息。
沒有人喜歡討論金錢，但您需要分享您的預(yù)算要求。場(chǎng)地是活動(dòng)的最大成本之一，可能會(huì)影響您的預(yù)算。
明確你的最后期限。給出一個(gè)日期和時(shí)間，讓場(chǎng)地有足夠的時(shí)間做出回應(yīng)。
不要從頭開始。從網(wǎng)上拉一個(gè)模板。
準(zhǔn)備好回答場(chǎng)地可能對(duì)提案或活動(dòng)提出的任何問題。
第三步：評(píng)估提案
創(chuàng)建電子表格以評(píng)估提案
列出任何不太具體的因素——你的定性因素
密切關(guān)注會(huì)議室——大小和布局對(duì)您的活動(dòng)有意義嗎?
比較這些場(chǎng)所的響應(yīng)速度和幫助程度，以幫助確定如果您選擇它們會(huì)有多大幫助。
去一些實(shí)地考察!此時(shí)你的狀態(tài)應(yīng)該很好。您有提案，您知道您正在查看的空間在預(yù)算范圍內(nèi)并且擁有您需要的空間，現(xiàn)在您可以親自查看。
