根據(jù)全球會(huì)議和活動(dòng)預(yù)測(cè)，B2B
會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)正在蓬勃發(fā)展，因?yàn)榛顒?dòng)被認(rèn)為是吸引和留住新客戶的最佳方式之一。通過組織更多活動(dòng)來從這一趨勢(shì)中受益的壓力很大，但一年中只有這么多天，日歷已經(jīng)擠滿了成熟的大型活動(dòng)，而且活動(dòng)預(yù)算幾乎沒有變化的跡象。
許多人發(fā)現(xiàn)的解決方案是將較小的活動(dòng)打包到較大的日歷中。
不幸的是，營(yíng)銷預(yù)算是有限的，65% 的活動(dòng)策劃者預(yù)計(jì)他們的活動(dòng)預(yù)算不會(huì)發(fā)生任何變化(EventMB
的研究)。相反，期望總是很高，因?yàn)榛顒?dòng)策劃者比以往任何時(shí)候都更加相互競(jìng)爭(zhēng)，以爭(zhēng)取潛在參與者的時(shí)間和注意力。
那么，您如何在不影響大型活動(dòng)并保持高標(biāo)準(zhǔn)的情況下，在相同的活動(dòng)預(yù)算下滿足更多會(huì)議的需求呢?
解決方案是回到最初可能吸引您成為活動(dòng)策劃者的地方：發(fā)揮創(chuàng)造力的機(jī)會(huì)。我們將向您展示如何在您的活動(dòng)策劃過程中注入一些創(chuàng)造力，以應(yīng)對(duì)這些額外活動(dòng)的預(yù)算減少。
我們將涵蓋營(yíng)銷、人才采購、場(chǎng)地選擇和替代活動(dòng)形式等各種主題。我們將討論可以幫助您充分利用預(yù)算的談判、贊助技巧和技術(shù)。一如既往，我們支持您。
更多活動(dòng)，更小的活動(dòng)預(yù)算
2017 年，B2B 活動(dòng)在全球吸引了創(chuàng)紀(jì)錄的 15 億參與者。由于 3.297 億參與者，僅北美商務(wù)會(huì)議就產(chǎn)生了 3810
億美元的直接支出(活動(dòng)行業(yè)委員會(huì)，2018 年)。毫無疑問，活動(dòng)帶來了難以置信的價(jià)值，人們想要更多。
但由于預(yù)計(jì)活動(dòng)預(yù)算將保持不變，策劃者將不得不找到一種方法來實(shí)現(xiàn)對(duì)變革性活動(dòng)體驗(yàn)的更高期望，并與不斷增長(zhǎng)的策劃者競(jìng)爭(zhēng)。[僅在美國(guó)，預(yù)計(jì)
2016-2026 年間該行業(yè)的增長(zhǎng)率約為 7%，高于所有職業(yè)的平均增長(zhǎng)率(勞工統(tǒng)計(jì)局，2018 年)。]
結(jié)果是，策劃者將不得不發(fā)揮他們的創(chuàng)造力、足智多謀和堅(jiān)韌來執(zhí)行這些額外的活動(dòng)并利用它們所代表的機(jī)會(huì)。
但這是個(gè)好消息!
除了滿足對(duì)更多活動(dòng)的需求外，小型活動(dòng)還為策劃者提供了一種風(fēng)險(xiǎn)較小的方式來嘗試創(chuàng)意，然后再將其引入大型活動(dòng)。較小的規(guī)模還為定性數(shù)據(jù)收集提供了更好的機(jī)會(huì)，可以幫助策劃人員在將其用于大型活動(dòng)之前完善他們的想法。
為了充分利用這一趨勢(shì)，這里有 7 個(gè)想法可以在不影響與會(huì)者體驗(yàn)的情況下降低這些小型活動(dòng)的成本。
1. 使用智能營(yíng)銷來激發(fā)出勤率
通過獨(dú)家機(jī)會(huì)利用 FOMO
它規(guī)模較小的事實(shí)意味著您可以將其宣傳為“僅適用于少數(shù)人”的會(huì)議機(jī)會(huì)。發(fā)揮排他性和稀缺效應(yīng)(只有 50
個(gè)名額!)可以幫助您將您的活動(dòng)定位為精英觀眾必須參加的活動(dòng)。
培養(yǎng)現(xiàn)有的觀眾
如果目標(biāo)受眾相似，則向已經(jīng)參加過其他活動(dòng)的人大力宣傳。在熟悉的品牌/活動(dòng)上向某人推銷比說服他們首先嘗試你的成本要低得多。
如果您使用活動(dòng)管理平臺(tái)，請(qǐng)導(dǎo)入列表并使用內(nèi)置工具來優(yōu)化您的營(yíng)銷。
使用折扣策略
如果您的小型活動(dòng)在主題上或?qū)嵸|(zhì)上與大型活動(dòng)相關(guān)，為什么不以“注冊(cè)小型活動(dòng)，獲得大型活動(dòng) 10% 折扣”的形式提供折扣?
您還可以設(shè)置早鳥價(jià)格以提前增加注冊(cè)。
利用社交媒體
社交媒體平臺(tái)可以免費(fèi)使用，并且在它們上投放廣告比一些傳統(tǒng)的替代方案便宜得多，這些傳統(tǒng)替代方案會(huì)占用您更多的活動(dòng)預(yù)算。小型活動(dòng)使某些社交媒體營(yíng)銷策略更易于管理，并且是進(jìn)行您可能無法擴(kuò)展的事情的絕佳機(jī)會(huì)，例如競(jìng)賽和抽獎(jiǎng)活動(dòng)。
在較小的活動(dòng)中進(jìn)行更集中的討論也是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，可以發(fā)現(xiàn)您的核心受眾最常使用哪些平臺(tái)。
讓當(dāng)?shù)孛襟w成為合作伙伴
聯(lián)系特定行業(yè)或特定主題的當(dāng)?shù)孛襟w，讓他們?cè)谀幕顒?dòng)中曝光，以換取通過他們的渠道進(jìn)行宣傳。如果對(duì)他們來說參與太多，那么更溫和的方法可能是要求他們?yōu)樽x者舉辦比賽以贏得門票。
通過邀請(qǐng)他們作為媒體/嘉賓或?qū)⑺麄兗{入活動(dòng)活動(dòng)來將他們與活動(dòng)聯(lián)系起來，例如要求他們?cè)u(píng)判比賽、與獲勝者會(huì)面并采訪他們。
讓演講者或表演者參與促銷活動(dòng)
您選擇的人才是您的活動(dòng)不可或缺的一部分。將他們通常的分銷渠道(例如社交媒體提要)上的交叉促銷納入他們的合同，并為他們提供與其受眾相關(guān)的聯(lián)合品牌營(yíng)銷機(jī)會(huì)(網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)、播客、采訪、書面出版物等)，以便定位您的活動(dòng)直接在他們的現(xiàn)場(chǎng)。
2. 為您的演講者和人才尋找替代采購想法
提前公開征集演講者
可能會(huì)有演講者或演講者熱衷于獲得一些曝光、分享一些新想法或?qū)⒆约憾ㄎ粸樾袠I(yè)內(nèi)的思想領(lǐng)袖。提前舉行公開電話會(huì)議可以讓您有機(jī)會(huì)找到愿意免費(fèi)發(fā)言的最佳演講者。
尋找有東西要賣的人
尋找相關(guān)領(lǐng)域的人或提供補(bǔ)充服務(wù)的人，并以門票價(jià)格打包試用或樣品，以換取在您的活動(dòng)中發(fā)言。如果你給他們的產(chǎn)品優(yōu)先曝光作為回報(bào)，他們可能會(huì)傾向于給你的演講費(fèi)用折扣，特別是如果你的聽眾非常合格。
嘗試當(dāng)?shù)厝瞬?/strong>
在您的活動(dòng)中擁有當(dāng)?shù)乇硌菡叩暮锰幨请p重的。首先，您將節(jié)省旅行和住宿費(fèi)用。其次，當(dāng)?shù)赜^眾會(huì)很高興看到來自自己社區(qū)的專家或表演者。
您目的地的會(huì)議和旅游局可以在您的活動(dòng)預(yù)算范圍內(nèi)為您提供一份當(dāng)?shù)厝瞬藕蛯＜颐麊?，為您的活?dòng)增添獨(dú)特的文化視角。最好的部分?他們免費(fèi)做!
提供與演講者/專家的 VIP 會(huì)議
如果您的一位專家愿意，為什么不提供與會(huì)人員額外付費(fèi)的私人 VIP 會(huì)議?這些額外會(huì)議的收入可以幫助支付專家費(fèi)用。
考慮外圍或跨學(xué)科專家
根據(jù)您的活動(dòng)主題，相關(guān)領(lǐng)域可能會(huì)有新的演講者或影響者，您通常不會(huì)使用這些新演講者或影響者來為您的主要活動(dòng)吸引大量觀眾，但這可能會(huì)在較小的活動(dòng)中提供有趣的觀點(diǎn)或觀點(diǎn)。
3. 尋找更便宜的精品店
利用供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)
供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)將會(huì)議和活動(dòng)策劃者連接到全球超過 255,000 多個(gè)場(chǎng)所。通過它，策劃人員可以一次將一個(gè) eRFP
發(fā)送到多個(gè)物業(yè)，讓他們了解他們的會(huì)議和活動(dòng)支出，以便協(xié)商最具競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。
利用較小的活動(dòng)規(guī)模
除了較小的空間通常更便宜之外，您的活動(dòng)規(guī)模實(shí)際上可以為您提供更多選擇，包括新的或不尋常的場(chǎng)地，這些場(chǎng)地可能會(huì)激發(fā)您對(duì)活動(dòng)的更多興趣。
獲得折扣
突出場(chǎng)地的曝光率和知名度(較小的場(chǎng)地可能不像其他場(chǎng)地那樣被預(yù)訂滿)可以幫助您獲得更適合您的活動(dòng)預(yù)算的價(jià)格。
嘗試盡早與場(chǎng)地聯(lián)系，因?yàn)樗麄兛赡芨敢獯蛘邸?/p>
預(yù)訂多個(gè)活動(dòng)也是確保從大型和小型場(chǎng)地獲得較低價(jià)格的好方法，因?yàn)樗梢宰屗鼈冮L(zhǎng)期可見，并提高您作為業(yè)務(wù)合作伙伴的 CLV 和整體價(jià)值。
研究一站式場(chǎng)地
一些場(chǎng)所現(xiàn)在提供套餐，其中可以包括視聽、桌子和床單、餐飲等。這可能比獲得多個(gè)供應(yīng)商便宜，并且可以節(jié)省您與多個(gè)供應(yīng)商和合同打交道的管理費(fèi)用(只有一個(gè)點(diǎn)-聯(lián)系處理，少來回等)。
與 DMO 合作
目的地管理組織可以(免費(fèi))協(xié)助采購和審查場(chǎng)所和供應(yīng)商，這可以為您節(jié)省大量時(shí)間。
他們與社區(qū)緊密相連，因此可以提出當(dāng)?shù)匚幕?、主題和人才，以獨(dú)特的當(dāng)?shù)仫L(fēng)格豐富您的活動(dòng)。他們還與當(dāng)?shù)貓?chǎng)地和供應(yīng)商建立了更好的聯(lián)系，并且可以獲得優(yōu)惠的價(jià)格，而無需您進(jìn)行幾天的談判。
4. 掌握談判的藝術(shù)
力求清楚地了解您的所有選擇
由于供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)將您與全球數(shù)以千計(jì)的合格場(chǎng)所聯(lián)系起來，并大大簡(jiǎn)化了 RFP
流程，因此它代表了一個(gè)潛在客戶目錄，使您可以清楚地比較和對(duì)比您的選擇及其相對(duì)成本，以便您協(xié)商最優(yōu)惠的價(jià)格。
所有活動(dòng)的供應(yīng)商和供應(yīng)商的一致性
合作伙伴關(guān)系有利于活動(dòng)預(yù)算。如果您要舉辦更多活動(dòng)，那么與供應(yīng)商和供應(yīng)商更密切地合作并建立更接近合作伙伴關(guān)系的關(guān)系可能會(huì)有所幫助。利用您所代表的持續(xù)且更頻繁的業(yè)務(wù)將幫助您獲得更好的交易。您還可以確保企業(yè)交易，這通常會(huì)提供更好的性價(jià)比。
此外，跨活動(dòng)使用相同的供應(yīng)商和產(chǎn)品可降低審查合同、進(jìn)行內(nèi)部入職等方面的管理成本。作為值得信賴的用戶，您的供應(yīng)商還可能會(huì)將您添加到首選客戶列表中，這些客戶可以提前獲得新功能的訪問權(quán)限。目的是試用它們并幫助供應(yīng)商解決問題。
提供盡可能多的長(zhǎng)期可見性
你越早開始談判，就越容易得到好的交易。如果您給予供應(yīng)商和供應(yīng)商長(zhǎng)期可見性，而不是您在活動(dòng)開始前一周出現(xiàn)，供應(yīng)商和供應(yīng)商更傾向于打折他們的費(fèi)率。
供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)可以幫助您尋找供應(yīng)商(有免費(fèi)版本)，包括設(shè)計(jì)和發(fā)送您的 RFP。
尋找經(jīng)濟(jì)的日歷日期
如果您不限于特定日期，日歷中的一些靈活性可能是您的活動(dòng)預(yù)算的天賜之物。詢問您的供應(yīng)商什么時(shí)候有更多的可用性，或者詢問全年不同時(shí)間的一系列日期的報(bào)價(jià)，以了解它們何時(shí)可能更便宜。淡季活動(dòng)的競(jìng)爭(zhēng)較少，而且通常成本較低，但您要謹(jǐn)慎計(jì)劃假期和熱門假期月份(除非您的活動(dòng)在熱門度假勝地舉行)。
5. 開發(fā)贊助機(jī)會(huì)
建立贊助包
將您的小型活動(dòng)納入您為大型活動(dòng)設(shè)計(jì)的贊助包中。包括更多細(xì)致入微的交易，例如在大型活動(dòng)的某些空間(例如在應(yīng)用程序上)提供一定程度的贊助專營(yíng)權(quán)。
確保您將贊助商的需求與觀眾的需求結(jié)合起來：讓您的贊助商靈活地選擇他們認(rèn)為對(duì)他們更有利的套餐類型，但讓他們了解觀眾正在尋找什么。這意味著廢除舊的銀/金/鉑金優(yōu)惠，轉(zhuǎn)而采用更量身定制的套餐，贊助商可以從中挑選更符合他們的觀眾和目標(biāo)的選項(xiàng)。
這也意味著提出新的和令人興奮的想法來傳達(dá)您的贊助商的信息。為什么不使用贊助聊天機(jī)器人來為您的與會(huì)者提供所有有用的信息?還是品牌照相亭，對(duì)于與會(huì)者來說總是很有趣，并且當(dāng)圖片在社交媒體上發(fā)布和分享時(shí)可以為贊助商提供大量曝光?
如果您在為贊助商設(shè)計(jì)套餐和價(jià)格表時(shí)需要幫助，請(qǐng)考慮嘗試使用贊助套餐生成器。
接近當(dāng)?shù)仄髽I(yè)
接近當(dāng)?shù)仄髽I(yè)，向他們展示您的活動(dòng)對(duì)來自該地區(qū)的與會(huì)者來說是一個(gè)很好的宣傳曝光機(jī)會(huì)。如果旅游業(yè)是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的一個(gè)關(guān)鍵方面或活動(dòng)正在重復(fù)發(fā)生，那么即使以游客為主的觀眾群也可以成為有價(jià)值的觀眾。
增加贊助機(jī)會(huì)
較小的活動(dòng)只是與您的品牌互動(dòng)的更多場(chǎng)合，這為您的贊助商創(chuàng)造了更多、更一致的機(jī)會(huì)。
對(duì)于許多供應(yīng)商而言，小型活動(dòng)的銷售潛力也較小，因此他們可能更傾向于以實(shí)物形式贊助服務(wù)或大幅打折——尤其是作為包含其他活動(dòng)的大型贊助交易的一部分。
您活動(dòng)的幾乎每個(gè)領(lǐng)域都可以得到贊助：包括活動(dòng)網(wǎng)站、活動(dòng)應(yīng)用程序、會(huì)議、場(chǎng)地、餐飲等。也不要害羞地與供應(yīng)商接洽實(shí)物贊助機(jī)會(huì)。這些允許贊助商聲稱其服務(wù)的全部零售價(jià)值(并為您節(jié)省同樣的費(fèi)用)，但實(shí)際上贊助商的成本要低得多。
6. 使用技術(shù)節(jié)省物流和人力資源成本
調(diào)查自動(dòng)化
活動(dòng)策劃過程中的許多任務(wù)可能會(huì)變得乏味并給您的團(tuán)隊(duì)帶來沉重的負(fù)擔(dān)(如果您曾經(jīng)在 Excel 電子表格中處理過注冊(cè)數(shù)據(jù)，您就會(huì)明白)。
為了減少您的團(tuán)隊(duì)工作量并節(jié)省人力資源成本，請(qǐng)專注于優(yōu)先考慮自動(dòng)化的技術(shù)，例如活動(dòng)管理。其中許多不僅簡(jiǎn)化了注冊(cè)網(wǎng)站的提供和隨后的數(shù)據(jù)收集，而且還促進(jìn)了與工作流程中其他工具的集成，因此數(shù)據(jù)可以自由地從一個(gè)到另一個(gè)。
鞏固
尋找一體化解決方案，而不是為不同的活動(dòng)功能使用不同的工具。例如，為活動(dòng)策劃者和營(yíng)銷人員提供用于在線活動(dòng)注冊(cè)、場(chǎng)地選擇、活動(dòng)管理和營(yíng)銷、現(xiàn)場(chǎng)解決方案和與會(huì)者參與的軟件解決方案。
如上所述，使用一個(gè)平臺(tái)具有促進(jìn)數(shù)據(jù)集成的額外好處。這反過來又減少了從活動(dòng)的一個(gè)階段到下一個(gè)階段的數(shù)據(jù)輸入和繁瑣設(shè)置的負(fù)擔(dān)——如果您的活動(dòng)重復(fù)出現(xiàn)并且可能有相同的人參加，甚至可以從一個(gè)活動(dòng)到另一個(gè)活動(dòng)。
結(jié)論
隨著對(duì)活動(dòng)的要求增加，活動(dòng)策劃者們現(xiàn)在有很多樂觀情緒。但是，有人擔(dān)心活動(dòng)預(yù)算不會(huì)按比例增長(zhǎng)。
一些活動(dòng)策劃者可能想要考慮的一種策略是在主要活動(dòng)之間組織較小規(guī)模的活動(dòng)。
盡管這些較小的活動(dòng)必須繼續(xù)以可能較小的預(yù)算滿足觀眾的期望，但活動(dòng)策劃者仍有一些創(chuàng)造性的方法可以在降低成本的同時(shí)設(shè)法讓觀眾驚嘆不已。您可能無法獲得金錢可以買到的最大或最華麗的活動(dòng)，但您仍然可以產(chǎn)生影響并為您的與會(huì)者建立真正的體驗(yàn)。
尤其是技術(shù)，可以在活動(dòng)策劃過程的許多領(lǐng)域提供幫助。如果選擇得當(dāng)，技術(shù)將簡(jiǎn)化物流，減少您的工作量，并讓您將更多時(shí)間投入到創(chuàng)意方面。
