最近，我有機(jī)會(huì)在活動(dòng)技術(shù)服務(wù)部門工作。我們稱之為“現(xiàn)場(chǎng)”：為我們客戶的一個(gè)活動(dòng)提供工作活動(dòng)技術(shù)支持。
這是我第一次站在面向客戶的一面(我從事通信工作;我們很少出去)。雖然我很緊張，但我被告知客戶已經(jīng)熟悉這項(xiàng)技術(shù)。
所以，我想知道，我們將在會(huì)議上做什么?
很多，事實(shí)證明。
雖然與會(huì)者普遍與活動(dòng)技術(shù)保持良好關(guān)系，但我驚訝地看到我和我的同事提供的大量支持。與其說(shuō)是為個(gè)別與會(huì)者進(jìn)行故障排除(盡管我們確實(shí)這樣做了)，不如說(shuō)是我們幫助活動(dòng)策劃者遠(yuǎn)離了活動(dòng)技術(shù)維護(hù)的數(shù)量。
因?yàn)槟幕顒?dòng)技術(shù)歸根結(jié)底是一種工具，所以確保它在整個(gè)活動(dòng)中得到適當(dāng)維護(hù)和集成非常重要。
以下是一些跡象表明您應(yīng)該為您的活動(dòng)技術(shù)獲得現(xiàn)場(chǎng)支持：
1、您的與會(huì)者/演講者想知道如何使用活動(dòng)應(yīng)用程序
無(wú)論您是第一次使用活動(dòng)應(yīng)用程序，還是活動(dòng)從來(lái)沒(méi)有沒(méi)有應(yīng)用程序，您的觀眾通常都會(huì)提出一些問(wèn)題。
如果他們處于可管理的水平，并且您的活動(dòng)工作人員精通該應(yīng)用程序，您也許可以通過(guò)一些額外的培訓(xùn)來(lái)確保您和您的同事都跟上進(jìn)度。
但是，如果您預(yù)計(jì)會(huì)有很多問(wèn)題——例如，在我參加的活動(dòng)中，我們?cè)诘谝惶斓拇蟛糠謺r(shí)間里都在幫助與會(huì)者訪問(wèn)活動(dòng)應(yīng)用程序上的舊登錄信息——或者更愿意消除不確定性和堵塞登記臺(tái)線路，最好有專人回答問(wèn)題。
2、您正在進(jìn)行民意調(diào)查或問(wèn)答環(huán)節(jié)
通過(guò)民意調(diào)查和調(diào)查，結(jié)果可以立即通過(guò)應(yīng)用程序的后端獲得。但是，出于安全原因，通常只有少數(shù)關(guān)鍵員工具有管理權(quán)限。這通常意味著他們忙于其他事情而無(wú)法進(jìn)行民意調(diào)查!
在我參加的活動(dòng)中，有幾位演講者想在他們的會(huì)議上使用現(xiàn)場(chǎng)投票;這使觀眾可以進(jìn)行投票，并在幾分鐘內(nèi)看到房間內(nèi)同事的共識(shí)。這也使演講者能夠就聽(tīng)眾最感興趣的觀點(diǎn)發(fā)表演講，從而使會(huì)議更具活力和針對(duì)性。
為了使流程順利進(jìn)行，我或我的同事將與 A/V
經(jīng)理一起參加會(huì)議，首先進(jìn)行測(cè)試，然后在必要時(shí)翻轉(zhuǎn)正確的屏幕。作為專門的活動(dòng)技術(shù)支持人員的替代方案，還可以指派具有管理權(quán)限的人員在會(huì)議期間坐下來(lái)進(jìn)行投票。對(duì)于正在處理其他任務(wù)的活動(dòng)策劃者和活動(dòng)工作人員來(lái)說(shuō)，這并不總是可能的。
3、您需要對(duì)實(shí)時(shí)內(nèi)容進(jìn)行審核
在擔(dān)任活動(dòng)技術(shù)支持期間，我做的最傷腦筋的事情之一就是審核一家知名航空公司首席執(zhí)行官的問(wèn)答提交。
活動(dòng)應(yīng)用程序允許觀眾在會(huì)議進(jìn)行時(shí)向特定會(huì)議提交問(wèn)題。但是，面試官在面試過(guò)程中沒(méi)有時(shí)間瀏覽問(wèn)題;活動(dòng)策劃者還希望確保提出的問(wèn)題是適當(dāng)?shù)?、有趣的和多樣化的?/p>
我的工作是將提交的問(wèn)題傳達(dá)給活動(dòng)經(jīng)理，充當(dāng)她和團(tuán)隊(duì)之間的中間人，然后他們會(huì)將問(wèn)題發(fā)送到舞臺(tái)上正在進(jìn)行的對(duì)話中。這要求我在主題演講期間一直待著，在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)準(zhǔn)備問(wèn)題(過(guò)濾、編輯和格式化)，以便在需要時(shí)準(zhǔn)備好。
通過(guò)有一個(gè)專門的人來(lái)審核提交并簡(jiǎn)化流程，活動(dòng)策劃者和她的團(tuán)隊(duì)可以自由地處理其他問(wèn)題。
4、您預(yù)計(jì)最后一刻的內(nèi)容更改
很少有活動(dòng)完全按計(jì)劃進(jìn)行——這就是野獸的本性!幸運(yùn)的是，通過(guò)在會(huì)議和會(huì)議中包含事件應(yīng)用程序，不再需要在最后一分鐘更改或計(jì)劃更新時(shí)運(yùn)行到打印機(jī)。
事件應(yīng)用程序?qū)⒃?更改發(fā)生后的幾分鐘內(nèi)反映任何內(nèi)容更改 - 它只需要 wifi 連接。
當(dāng)然，這意味著當(dāng)這些更改確實(shí)彈出時(shí)，具有管理應(yīng)用程序訪問(wèn)權(quán)限的人必須進(jìn)入以輸入新信息，甚至在必要時(shí)向與會(huì)者發(fā)送通知。活動(dòng)技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)在活動(dòng)當(dāng)天早上收到更改列表的情況并不少見(jiàn)!
5、活動(dòng)應(yīng)用程序支持是參與的關(guān)鍵
當(dāng)然，假設(shè)您希望與會(huì)者使用您的活動(dòng)應(yīng)用程序，并充分利用您的活動(dòng)技術(shù)。
雖然活動(dòng)應(yīng)用程序在會(huì)議和會(huì)議中具有很大的實(shí)用性，并且實(shí)際上已經(jīng)改變了與會(huì)者體驗(yàn)的格局，但它們?nèi)匀恍枰诨顒?dòng)期間進(jìn)行維護(hù)和支持?；顒?dòng)技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)的工作是確保您為創(chuàng)建活動(dòng)應(yīng)用程序所付出的辛勤工作得到回報(bào)。
無(wú)論這意味著輸入更改、參加會(huì)議以進(jìn)行實(shí)時(shí)民意調(diào)查和審核，還是親自幫助與會(huì)者，擁有正確類型和數(shù)量的活動(dòng)應(yīng)用程序支持對(duì)于在參與和積極參與者的情況下順利舉辦活動(dòng)至關(guān)重要。
