2022.09.21
過渡到新技術(shù)絕非易事，但對于虛擬活動的未開發(fā)領(lǐng)域來說卻是必要的。今天我們將討論界定和實施虛擬技術(shù)的四個階段：
界定虛擬活動技術(shù)
與跨職能團隊實施和調(diào)整技術(shù)
使用新的虛擬技術(shù)執(zhí)行活動
報告事件并收集指標
通過完成這四個階段中的每一個階段，您將能夠確保數(shù)據(jù)一致、改善與會者體驗、提高參與度、證明投資回報率并建立有效的跨職能團隊。
第一 階段：界定虛擬活動技術(shù)
采用任何虛擬事件技術(shù)的第一步是有效地確定您的各種選擇。目前市場上充斥著不同的供應(yīng)商，要對每個供應(yīng)商提供的所有不同功能、工具和自定義集成進行分類可能會讓人不知所措。通過將過程分解為以下步驟，它變得更容易消化。
1、了解并定義您的活動目標和目的
在確定虛擬技術(shù)范圍時，我們牢記了一些關(guān)鍵點。首先，您需要定義您的活動目標和目的。無論目標是增加一定比例的出席率、在活動后推動潛在客戶還是增加會員資格，都必須有一個“北極星”或舉辦活動的理由，您的團隊可以在以下情況下將其用作指路明燈做出決定。在評估您的事件技術(shù)時，這個原因變得至關(guān)重要。一旦確定了總體活動目標，您就可以開始評估各種虛擬活動提供商的主要功能、數(shù)據(jù)報告和與會者參與度指標。
2、確定報告投資回報率
虛擬和面對面的活動在物流和技術(shù)方面有很大不同。最大的區(qū)別之一是您不再尋找擁有分組討論室和 AV 設(shè)備的完美場地。相反，您正在尋找一個虛擬“場所”，與會者可以同時聚集在一起消費內(nèi)容。
但是，即使場地和技術(shù)存在差異，您仍然希望為虛擬活動收集相同質(zhì)量和數(shù)量的數(shù)據(jù)。虛擬活動在很大程度上是未知的，并且由于進入門檻低，通常會吸引更多的注冊者。我們對虛擬活動的關(guān)鍵指標與我們對面對面項目感興趣的指標非常相似：
注冊跟蹤
參加者登記號碼
參與度指標(會話時長、反饋、參與度等)
贊助商投資回報率
在確定各種虛擬提供商的范圍時，請確保您對他們的能力以及它們是否符合您的目標有充分的了解。這樣，您將能夠準確地將您的虛擬活動成功與您的面對面活動進行比較。
3、跨職能團隊和跨產(chǎn)品
在創(chuàng)建您的虛擬活動時，不要將您的潛在技術(shù)僅限于一個提供商。先從內(nèi)部審視——貴組織當(dāng)前的活動技術(shù)是否能夠滿足您為虛擬活動設(shè)定的目標?與您公司的其他部門核實，看看他們是否有任何技術(shù)可以探索。通常，這些部門可以包括 IT、營銷、銷售培訓(xùn)等。您可以讓每個部門的志愿者提出建議并就前進的最佳方式進行協(xié)作。
由于我們的規(guī)劃團隊正在遠程工作，因此協(xié)作對于此次活動的成功至關(guān)重要。我們開始與過去不經(jīng)常合作的團隊密切合作。我們與 IT 部門合作，了解視頻會議的來龍去脈。我們與全球需求團隊一起分析了我們的活動數(shù)據(jù)，以確保準確性。我們幾乎每天都與我們的客戶服務(wù)團隊合作，教授虛擬活動的細微差別，以便他們?yōu)槲覀兊呐c會者提供幫助。將此次活動策劃為統(tǒng)一戰(zhàn)線有助于其完美執(zhí)行，并使其成為我們不會很快忘記的活動。
4、考慮您的與會者/參展商/贊助商體驗
在確定虛擬活動提供商的范圍時，最重要的考慮因素可能是與會者體驗。當(dāng)我們計劃 Cvent CONNECT Virtual 時，我們希望創(chuàng)建一個活動，讓行業(yè)在不確定的時期團結(jié)起來。我們的大量研究和工作都用于確保我們的與會者、贊助商和參展商獲得美妙的體驗。我們認為有一些關(guān)鍵功能有助于讓體驗變得難忘：
簡化注冊
可導(dǎo)航的虛擬活動平臺
簡單的通訊工具
潛在客戶捕獲、預(yù)約、參展商管理
我們還希望確保我們的與會者有足夠的時間登錄虛擬活動解決方案并在活動開始前進行探索。由于這對每個人來說都是新領(lǐng)域，所以對我們來說，擁有一個平臺很重要，讓與會者在參加整個會議之前先弄濕自己的腳。
第二階段：實施/構(gòu)建
一旦我們確定了我們要使用的虛擬事件提供者(劇透警告：我們自己的!)，我們必須花時間學(xué)習(xí)該工具。我們設(shè)身處地為與會者、參展商和贊助商著想：如果我們在虛擬平臺上參加或贊助活動，Cvent 想看到什么?為了給參加我們活動的人提供這種體驗，我們必須學(xué)習(xí)我們的平臺。這意味著要進行大量實踐練習(xí)，觀看培訓(xùn)視頻，參加每周的技術(shù)會議，并提出大量問題。
1、學(xué)習(xí)限制
學(xué)習(xí)產(chǎn)品也意味著了解產(chǎn)品的局限性。一旦我們決定用于我們的大型活動，我們就必須同時考慮時間表和期望。 在此次活動中，我們首次向公眾推出了這款產(chǎn)品，而我們的策劃團隊只會在活動推出前幾周開始接觸它。因此，我們必須真正專注于我們可以使用的功能，同樣重要的是，我們還不能使用的功能。不幸的是，沒有任何技術(shù)可以完成你想要的一切——總會有一些限制。您必須保持開放的心態(tài)，并愿意想出創(chuàng)造性的方法來使用該技術(shù)來實現(xiàn)您的活動目標。
2、與跨職能團隊合作
我們處于一個獨特的位置，因為我們能夠在整個過程中與我們的產(chǎn)品管理團隊直接聯(lián)系，提供反饋并幫助制定產(chǎn)品路線圖。我們與這個團隊建立了互惠互利的合作關(guān)系。我們將在我們?nèi)碌钠脚_上舉辦我們的活動(太可怕了!)，希望它能激發(fā)整個行業(yè)對我們產(chǎn)品的興趣，并在今年余下的時間里為我們的銷售引擎提供動力。啟動虛擬與會者中心成為我們的主要活動目標，建立它有助于我們做出一些關(guān)鍵的編程決策。在整個過程中，需要對該產(chǎn)品的限制和時間表保持透明。我們都需要在產(chǎn)品功能方面保持一致，以便每個人都知道會發(fā)生什么。
使用新技術(shù)或成熟技術(shù)時總是存在風(fēng)險。為了最大限度地降低風(fēng)險，我們比以往任何時候都更多地讓其他內(nèi)部團隊參與了準備過程：
質(zhì)量工程師團隊
站點可靠性團隊
產(chǎn)品管理團隊
產(chǎn)品營銷團隊
和更多
我們還成立了一個內(nèi)部危機委員會，由利益相關(guān)者組成。該團隊共同制定行動計劃、升級點和必要的溝通。
3、培訓(xùn)相關(guān)團隊
由于這是一個全新的產(chǎn)品，我們花時間仔細培訓(xùn)所有相關(guān)團隊。我們的一些策略包括：
個性化培訓(xùn)和預(yù)防措施
入職會議
辦公時間和每日簽到
貫穿整個活動流程的培訓(xùn)課程
我們還與我們的客戶服務(wù)團隊密切合作，以確保所有產(chǎn)品常見問題解答對于我們的銷售團隊都是最新的。
4、測試和應(yīng)急計劃
最后，我們必須為最壞的情況做準備：產(chǎn)品在活動期間出現(xiàn)重大問題。我們擁有創(chuàng)紀錄的注冊數(shù)量和全新的平臺，因此我們知道我們必須在活動開始前進行“試運行”。我們決定在虛擬與會者中心舉辦我們的全球市政廳作為測試。我們讓所有 4,000 名員工加入并在平臺上聆聽雷吉的演講。在內(nèi)部執(zhí)行此測試是一種很好的方式，不僅可以讓我們的團隊充滿信心和洞察力，還可以讓公司的其他人體驗產(chǎn)品并在活動的成功中發(fā)揮至關(guān)重要的作用。
您希望為每一種可能的情況做好準備，以免在事件發(fā)生時措手不及。它有助于確定危機的級別、涉及的人員以及需要升級的情況。定義危機計劃的關(guān)鍵是確保將活動目標放在首位。當(dāng)您的事件結(jié)果不再得到滿足時，那就是您必須采取更大、更激烈的行動的時候。
然而，在我們的活動中，當(dāng)活動目標是展示該產(chǎn)品時，我們遇到了額外的挑戰(zhàn)，即為虛擬與會者中心可能出現(xiàn)問題的極其不幸的情況進行規(guī)劃。壓力非常大，我們非常精細地跨越了“我們在什么時候不再實現(xiàn)我們的活動目標?”的界限。話雖如此，在這個新的虛擬環(huán)境中，每場比賽的壓力都很大。每個活動都有自己的利害關(guān)系，所有活動專業(yè)人士都有自己的壓力和風(fēng)險。我們的與會者、參展商、贊助商和利益相關(guān)者都指望我們舉辦一場盛大的活動，因此制定應(yīng)急計劃至關(guān)重要。
第三階段：執(zhí)行
Cvent CONNECT Virtual 的執(zhí)行是一場旋風(fēng)。雖然很累，但看到團隊的長時間工作、辛勤工作和創(chuàng)造性的產(chǎn)出變得栩栩如生是令人難以置信的回報。執(zhí)行虛擬事件與現(xiàn)場的親身體驗完全不同。您不再需要在場地周圍跑來跑去，躲避攤位和與會者，也不再需要在格蘭諾拉麥片棒上吃點東西作為“飯菜”。為了使過渡更容易，我們實施了一些不同的策略。
1、面對面作戰(zhàn)室
今年我們并沒有聚在一起，而是在我們的客廳里舉辦了一場 42,000 人的活動。我們能夠讓我們的一小部分團隊在總部開會并保持社交距離，以便在作戰(zhàn)室執(zhí)行活動。在這個前所未有的事件中，能夠在一起讓我們看起來有點正常。我們在電腦上展示了分組會議，并在房間里直播了虛擬展位，所有這些都由我們的核心團隊親自管理。
2、虛擬作戰(zhàn)室
很明顯，能夠進入辦公室的人很少，所以我們也創(chuàng)建了虛擬作戰(zhàn)室。這些允許關(guān)鍵團隊參加為期一天的 Zoom 會議，以提出問題、提供更新、故障排除等。重要的是，您的虛擬隊友可以加入作戰(zhàn)室，為活動的成功做出貢獻。
3、帶有虛擬信息臺的漂移(聊天機器人)
我們還需要確保我們的與會者有一個地方可以尋求支持和答案。我們使用我們的聊天機器人Drift來幫助提供這些答案。我們設(shè)身處地為與會者著想，以確定活動的哪些特點或方面可能會引發(fā)問題。在確定了一些常見場景后，我們編寫了四個不同的劇本來涵蓋事件的各個方面。
我們知道我們的聊天機器人無法回答所有問題，因此我們添加了流，以便將與會者引導(dǎo)到我們的銷售團隊，以便在需要時進行一對一的演示或支持?；顒咏Y(jié)束后，我們的報告顯示，我們深思熟慮的答案和流程回答了所有與會者問題的 70%。通過花時間像與會者一樣思考并創(chuàng)建這些不同的劇本，我們能夠提供更好的與會者體驗。
4、松弛
最后，我們使用Slack(一種外部溝通工具)來保持內(nèi)部、客戶團隊之間以及與參展商之間的溝通。
5、內(nèi)部的
Cvent 在全球設(shè)有辦事處，現(xiàn)在通過遠程工作，我們所有的員工都分布在世界各地。我們需要有一個交流工具，供人們提問和查看有關(guān)活動的公告。Slack 為我們提供了一個機會，可以向我們所有的內(nèi)部團隊分享有關(guān)我們活動的重大更新和消息。
6、客戶團隊
在面對面的活動中，銷售代表和客戶經(jīng)理通常能夠一對一地與潛在或現(xiàn)有客戶聊天，進行有機、親密的對話。在我們的虛擬活動中，我們面臨著想辦法復(fù)制這個 TLC 的挑戰(zhàn)。使用 Slack，我們的銷售團隊能夠為他們的客戶創(chuàng)建自定義渠道，以提供個性化的體驗。為了提高賭注，我們的高管還特意在這些聊天中出人意料地露面。
7、參展商
通常，如果參展商在現(xiàn)場活動中遇到問題，很容易向活動工作人員尋求幫助。我們希望確保我們的虛擬參展商獲得同樣水平的支持。Slack 讓我們能夠在那里為我們的參展商回答問題并提供幫助。
第四階段：事后偵察
這是一個包裝!只是在開玩笑。活動正式結(jié)束后，分析工作就開始了。我們剛剛為超過 42,000 人舉辦了一場虛擬活動。我們必須編譯、組織和分析所有這些數(shù)據(jù)，以提出可行的見解并將結(jié)果交付給我們的利益相關(guān)者。
1、數(shù)據(jù)收集審查和分析
在處理事后數(shù)據(jù)時，無論使用何種系統(tǒng)，很可能會有各種不同類型的報告。這些必須經(jīng)過過濾、編譯和以可視化格式交付。當(dāng)呈現(xiàn)給利益相關(guān)者時，該可交付成果必須易于理解且易于閱讀。
2、可行的見解
收集數(shù)據(jù)的目的是確定其背后的故事。在沒有任何上下文或推理的情況下將數(shù)字扔到屏幕上將無助于創(chuàng)建未來的事件。必須有可操作的洞察力——事件中的指標和發(fā)現(xiàn)最終推動決策的制定并隨著時間的推移而改進。
理想情況下，您還應(yīng)該擁有一致的事件數(shù)據(jù)，無論是現(xiàn)場還是虛擬。一些例子可能包括：
出勤和持續(xù)時間跟蹤
參與度跟蹤
潛在客戶
能夠逐年比較這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)對于您的長期活動計劃非常重要且有幫助。
3、參展商跟進
參展商是您活動的主要利益相關(guān)者，您必須花時間跟進每一位參展商。確保您的所有參展商都知道如何下載他們從您的活動中收到的線索?；〞r間收集有關(guān)他們的虛擬體驗的反饋。這樣，您可以改善未來活動的虛擬參展商體驗。這里有一些問題要問：
您最喜歡虛擬參展商體驗的哪一點?
虛擬參展商體驗令人困惑的是什么?
哪些功能可以增強您的體驗?
花時間與您的每一位參展商通話并交談。這不僅會為您提供更多個性化的見解，而且您的參展商也會對您的努力印象深刻，并會在明年的活動時間到來時記住這一點。
最后，針對他們的參與水平發(fā)送活動后調(diào)查。例如，如果參展商有一個虛擬展位，請詢問有關(guān)該體驗的問題。如果他們只使用消息傳遞功能，請專注于此。
4、利益相關(guān)者跟進
來自內(nèi)部利益相關(guān)者和團隊的反饋與來自與會者和參展商的反饋同樣重要。您的團隊擁有創(chuàng)建和執(zhí)行此活動的經(jīng)驗，因此他們對于哪些方面做得很好以及哪些方面可以改進有非常強烈的意見。找時間見面，慶祝你的勝利，并為未來的活動計劃改進。
活動的新時代
我們經(jīng)歷了規(guī)劃過程的每一步，創(chuàng)建虛擬活動的挑戰(zhàn)和樂趣，以及我們對活動未來的想法。眾所周知，虛擬活動將繼續(xù)存在，并將成為我們活動不可或缺的一部分可預(yù)見的未來的計劃。我們希望在您和您的組織開始應(yīng)對事件的新時代時，這些誠實而詳細的幕后觀察能為您提供有用的見解并回答一些問題。
問答
讓與會者參與虛擬會議的最有效方式是什么?
我們發(fā)現(xiàn)有幾種不同的方式最適合在您的虛擬平臺中吸引與會者。首先是使用任何類型的實時問答、游戲化系統(tǒng)或您的平臺提供的任何其他內(nèi)容。虛擬空間中的下一個也是最重要的一點是確保您創(chuàng)建的內(nèi)容對您的與會者來說非常令人興奮和有趣。目標是確保您的與會者不想將視線從屏幕上移開。
您建議在活動前多長時間啟動虛擬與會者中心?
這當(dāng)然會因您舉辦的活動類型而異，但我們發(fā)現(xiàn)最佳時機是活動開始日期前 1-2 周。但是，這取決于事件的含義。如果是網(wǎng)絡(luò)研討會或系列研討會，您不需要在兩周前發(fā)布，也許只需幾天前。此外，如果您認為您的與會者需要額外的時間來熟悉該工具，那么您需要早一點啟動。正如您所看到的，有許多因素可以幫助您確定合適的發(fā)布時間，但可能會在幾天到幾周的范圍內(nèi)。
我們正在為演示文稿長度和 PowerPoint 矯枉過正而苦苦掙扎。您對演示最佳實踐有什么建議?
對于在線平臺上的演示，我們發(fā)現(xiàn)最好縮短演示時間。有太多的幻燈片對與會者來說可能太多了，他們會失去注意力。相反，我們建議使用更少的幻燈片、幻燈片中的更多圖片以及更短的演示文稿。您希望將與會者放在首位，并確保他們在整個演示過程中保持參與。
