您是否知道現(xiàn)在有 300 多種工具、平臺(tái)和軟件選項(xiàng)可以幫助在線(xiàn)舉辦活動(dòng)?
一年前，只有少數(shù)。在過(guò)去的 12 個(gè)月中，您不僅需要提高自己在虛擬活動(dòng)管理和設(shè)計(jì)方面的技能，還必須駕馭大量新平臺(tái)和技術(shù)，以找到
能夠增強(qiáng)特定活動(dòng)的解決方案和合作伙伴-類(lèi)型。
既然回歸面對(duì)面的會(huì)議、會(huì)議和展覽終于回到了地平線(xiàn)，您需要確定虛擬活動(dòng)的哪些元素可以使現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)受益，以及如何最好地將您新發(fā)現(xiàn)的數(shù)字知識(shí)融入傳統(tǒng)事件管理。
歸根結(jié)底，您的數(shù)字探索之旅為視頻流、工作室制作、技術(shù)支持和預(yù)先錄制的內(nèi)容打開(kāi)了新的大門(mén)，現(xiàn)在不應(yīng)分散您對(duì)舉辦活動(dòng)的原因以及如何實(shí)現(xiàn)這些核心活動(dòng)目標(biāo)的注意力.
這并不是說(shuō)虛擬活動(dòng)會(huì)在一夜之間消失——對(duì)這 300 多種新技術(shù)工具的投資太多了，而且計(jì)劃者花費(fèi)了很多時(shí)間來(lái)
學(xué)習(xí)一門(mén)新的數(shù)字學(xué)科，甚至沒(méi)有考慮到虛擬活動(dòng)提供的面對(duì)面的好處不。
然而，提醒活動(dòng)管理的基礎(chǔ)知識(shí)現(xiàn)在比以往任何時(shí)候都更加重要，以確保戰(zhàn)略、預(yù)算、場(chǎng)地采購(gòu)和計(jì)劃者旅程等因素都符合貴公司舉辦不同類(lèi)型活動(dòng)的目標(biāo)。而且，您的活動(dòng)計(jì)劃向前發(fā)展(無(wú)論是混合的、
虛擬的還是面對(duì)面的)仍然是營(yíng)銷(xiāo)組合的重要組成部分。
讓我們回到基礎(chǔ)，從活動(dòng)目標(biāo)開(kāi)始。
一、活動(dòng)目標(biāo)
活動(dòng)的目標(biāo)是什么?
這應(yīng)該是您在計(jì)劃活動(dòng)之前提出的第一個(gè)問(wèn)題。通過(guò)深入了解關(guān)鍵利益相關(guān)者希望實(shí)現(xiàn)的可交付成果，這將使您能夠更有效地計(jì)劃并以您的老板能夠理解的語(yǔ)言傳達(dá)您的想法。
一旦您了解活動(dòng)的目的是建立品牌知名度、傳達(dá)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，還是推出新產(chǎn)品或服務(wù)，您就可以設(shè)定目標(biāo)、制定正確的指標(biāo)來(lái)跟蹤結(jié)果、決定它應(yīng)該是虛擬的、面對(duì)面的還是混合的，并確定與會(huì)者的身份以及他們的期望。
當(dāng)您為活動(dòng)制定明確的目標(biāo)時(shí)，計(jì)劃、推廣和遵守預(yù)算都會(huì)變得容易得多。
活動(dòng)目標(biāo)應(yīng)該是SMART
具體：期望的結(jié)果是什么，需要在什么時(shí)候?qū)崿F(xiàn)?
可衡量的：投資回報(bào)或目標(biāo)回報(bào)……或兩者兼而有之?
A chievable：確保活動(dòng)目標(biāo)是可以實(shí)際實(shí)現(xiàn)的，否則高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為它是失敗的。
相關(guān)：在整個(gè)規(guī)劃過(guò)程中，總體目標(biāo)需要保持與公司目標(biāo)相關(guān)的內(nèi)容。
時(shí)間限制：計(jì)劃在兩個(gè)時(shí)間段之間實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)。這可能需要隨后的培訓(xùn)研討會(huì)或后續(xù)活動(dòng)來(lái)評(píng)估第一次的結(jié)果。
二、場(chǎng)地采購(gòu)
活動(dòng)的目標(biāo)也可能決定您對(duì)場(chǎng)地的選擇。例如，如果利益相關(guān)者希望給有價(jià)值的或潛在客戶(hù)留下持久的印象，那么場(chǎng)地將需要發(fā)揮其作用并提供令人難忘的令人驚嘆的因素。如果有虛擬產(chǎn)品，您可能希望通過(guò)混合活動(dòng)工作室或額外的技術(shù)支持來(lái)尋找場(chǎng)地。
其他會(huì)影響您場(chǎng)地選擇的因素包括預(yù)算、容量、位置、可用性和物流。清楚地了解這些活動(dòng)要求將使您能夠篩選多個(gè)場(chǎng)地，發(fā)送書(shū)面提案 (RFP)
請(qǐng)求，并安排在線(xiàn)或親自訪(fǎng)問(wèn)現(xiàn)場(chǎng)。
許多場(chǎng)館可能積壓了 Covid
之前安排的活動(dòng)，這些活動(dòng)不得不推遲和重新安排，而其他場(chǎng)館可能在關(guān)鍵時(shí)刻被取消，或者熱衷于通過(guò)提供更具競(jìng)爭(zhēng)力的定價(jià)或混合解決方案來(lái)吸引新的活動(dòng)業(yè)務(wù)。
無(wú)論您與哪個(gè)場(chǎng)所交談，請(qǐng)確保您討論并了解他們的新 Covid 安全協(xié)議 以及它們?nèi)绾斡绊懛块g布局、代表餐飲、網(wǎng)絡(luò)、住宿和交通。
三、活動(dòng)預(yù)算
預(yù)算會(huì)影響活動(dòng)策劃的各個(gè)方面，從場(chǎng)地和演講者的選擇到餐飲、娛樂(lè)、技術(shù)和人員配備的水平。
它可能決定虛擬在您面向未來(lái)的現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)計(jì)劃中扮演什么角色，或者您如何為混合會(huì)議的虛擬部分創(chuàng)建僅在線(xiàn)報(bào)價(jià)。
這個(gè)事件過(guò)去發(fā)生過(guò)嗎?如果是這樣，請(qǐng)使用以前的預(yù)算來(lái)建立基線(xiàn)，但要確保考慮到通貨膨脹和不斷變化的混合需求。
過(guò)去預(yù)算中的數(shù)字有助于更清楚地了解某些供應(yīng)商可能收取的費(fèi)用。使用這些來(lái)確保您在聯(lián)系供應(yīng)商獲取初始報(bào)價(jià)時(shí)不會(huì)被多收費(fèi)用。
請(qǐng)記住，每個(gè)活動(dòng)預(yù)算都需要內(nèi)置的靈活性。意料之外的支出很常見(jiàn)，供應(yīng)商成本通常以估算值而不是固定價(jià)格的形式提供，因此相應(yīng)地管理總體預(yù)算并設(shè)立應(yīng)急基金至關(guān)重要。
很大程度上還取決于活動(dòng)是否被貨幣化。
門(mén)票銷(xiāo)售、 贊助
和展位預(yù)訂可能有助于增加預(yù)算，但通過(guò)添加虛擬元素，您可以通過(guò)贊助商品牌目錄、預(yù)先錄制的內(nèi)容、直播會(huì)話(huà)、網(wǎng)頁(yè)、在線(xiàn)社交活動(dòng)、博客文章、可下載的產(chǎn)品手冊(cè)、聊天大廳等。
您甚至可以通過(guò)額外的付費(fèi)播客、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)系列、數(shù)字展示廣告和社交媒體收購(gòu)來(lái)確保贊助商在您的現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)期間之外的可見(jiàn)性。
四、更好地重建
物理交流對(duì)于建立人際關(guān)系、解決敏感問(wèn)題、收集反饋以及增強(qiáng)可信度和信任度的重要性，將確?，F(xiàn)場(chǎng)“面對(duì)面”活動(dòng)成為我們所有未來(lái)的重要組成部分。但憑借新獲得的技能和值得信賴(lài)的技術(shù)合作伙伴，虛擬活動(dòng)現(xiàn)在已成為活動(dòng)策劃者工具包的重要補(bǔ)充。
更新您所知道的并發(fā)展您現(xiàn)在所知道的，以獲得更完整的 活動(dòng)管理體驗(yàn)。
五、活動(dòng)策劃清單
使用這 21 個(gè)回歸基本的行動(dòng)步驟，以及上述最佳實(shí)踐建議，以確保有效和成功地回歸現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)策劃。
通過(guò)舉辦此活動(dòng)確定您打算實(shí)現(xiàn)的總體目標(biāo)和主要目標(biāo)
識(shí)別觀眾以確定活動(dòng)的語(yǔ)氣以及他們期望的內(nèi)容
就活動(dòng)如何融入公司整體戰(zhàn)略達(dá)成一致。它的長(zhǎng)期目標(biāo)是什么?
制作事件生命周期中所有預(yù)算項(xiàng)目的綜合列表
任命計(jì)劃團(tuán)隊(duì)并分配職責(zé)
制定計(jì)劃會(huì)議的時(shí)間表
決定活動(dòng)的日期
根據(jù)歷史成本核算和供應(yīng)商報(bào)價(jià)準(zhǔn)備初步預(yù)算
創(chuàng)建場(chǎng)地和虛擬要求列表
比較場(chǎng)地和談判
策劃活動(dòng)布置
安全揚(yáng)聲器
制定并啟動(dòng)活動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃
準(zhǔn)備一個(gè)活動(dòng)時(shí)間表，以便在會(huì)議和活動(dòng)之間有足夠的時(shí)間進(jìn)行過(guò)渡，以及任何潛在的延遲或技術(shù)困難。
預(yù)訂住宿和交通要求
計(jì)劃膳食和點(diǎn)心菜單，考慮飲食需求
準(zhǔn)備和打印活動(dòng)宣傳材料
確認(rèn)或招聘活動(dòng)人員
排練演講者
在活動(dòng)結(jié)束后與所有演講者和與會(huì)者進(jìn)行跟進(jìn)，以感謝他們的出席并提供關(guān)鍵要點(diǎn)
進(jìn)行調(diào)查，確保反饋并整理最終成本計(jì)算以供將來(lái)參考
