簡單而小型的會(huì)議在組織的整個(gè)活動(dòng)計(jì)劃中一直發(fā)揮著重要作用。但在恢復(fù)的道路上，他們將在重返現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)中占據(jù)更突出的位置。
根據(jù)Cvent 和 GBTA 在 2021 年 4 月進(jìn)行的一項(xiàng)研究，小型會(huì)議可能比大型活動(dòng)恢復(fù)得更快。52%
的受訪者預(yù)計(jì)，他們公司的面對(duì)面小型會(huì)議(參加者人數(shù)不超過 50 人)的數(shù)量將在一年內(nèi)恢復(fù)到大流行前的水平。將這與大型活動(dòng)(超過 50
名與會(huì)者)的情緒進(jìn)行比較，46% 的人預(yù)計(jì)他們需要大約兩到三年才能恢復(fù)到大流行前的水平。
1、什么是簡單會(huì)議和小型會(huì)議?
一個(gè)小型而簡單的會(huì)議通常是根據(jù)各種因素來定義的，包括預(yù)算、與會(huì)者人數(shù)、場(chǎng)地要求和成本談判的復(fù)雜性等。但展望 2022
年，另一個(gè)需要牢記的重要因素是此類會(huì)議的數(shù)量與大型面對(duì)面活動(dòng)相比的數(shù)量。
但“小”和“簡單”并不總是意味著“容易”。除了上述因素外，策劃者還必須考慮餐飲策劃、邀請(qǐng)、注冊(cè)、參與策略、活動(dòng)后調(diào)查等。過去 18
個(gè)月主要是虛擬會(huì)議，網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)現(xiàn)在適合您的整個(gè)活動(dòng)計(jì)劃嗎?
當(dāng)您為 2022
年的簡單和小型會(huì)議做準(zhǔn)備時(shí)，無論是虛擬會(huì)議、面對(duì)面會(huì)議還是混合會(huì)議，重要的是要了解自助服務(wù)技術(shù)如何幫助活動(dòng)所有者節(jié)省時(shí)間、簡化流程并提供有影響力且獨(dú)特的與會(huì)者體驗(yàn)。
2、通過集中您的會(huì)議管理獲得可見性
團(tuán)隊(duì)可以從參與遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出中央會(huì)議管理程序的活動(dòng)規(guī)劃過程中獲得巨大價(jià)值。但是，活動(dòng)策劃者和會(huì)議利益相關(guān)者如何確保這些會(huì)議的可見性?他們?nèi)绾沃肋@些會(huì)議是否符合他們公司的會(huì)議政策?他們?nèi)绾蜗騼?nèi)部利益相關(guān)者報(bào)告會(huì)議總支出以證明投資回報(bào)率?
如今，正確的活動(dòng)技術(shù)解決方案可以幫助與利益相關(guān)者會(huì)面，輕松支持所有此類任務(wù)。例如，Access
Portal?是為利益相關(guān)者或活動(dòng)所有者創(chuàng)建的，作為接收公司政策、查看會(huì)議請(qǐng)求、提交會(huì)議分析報(bào)告等的入口點(diǎn)。
它不僅有助于集中會(huì)議請(qǐng)求，還確保遵守公司政策和注意義務(wù)。活動(dòng)利益相關(guān)者還可以報(bào)告整個(gè)活動(dòng)生命周期，并清楚地了解歸因于您的活動(dòng)的銷售渠道和已關(guān)閉的業(yè)務(wù)。
3、在 2022 年利用自助會(huì)議技術(shù)
隨著簡單和小型會(huì)議數(shù)量的增加，跟蹤它們的數(shù)量變得更加棘手。2022
年，隨著您的團(tuán)隊(duì)開始親自回歸，小型和簡單的會(huì)議可能會(huì)大大超出中央規(guī)劃團(tuán)隊(duì)可以合理容納的數(shù)量。這就是活動(dòng)所有者開始想知道他們是否可以找到合適的工具來收集注冊(cè)和自己管理這些會(huì)議的地方。
自助服務(wù)技術(shù)將在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)方面發(fā)揮巨大作用?？梢詭椭顒?dòng)所有者了解自助服務(wù)解決方案如何幫助小型和簡單會(huì)議的一些目標(biāo)是：
提高 IT 安全性并確保符合公司政策。
提高效率并更快地獲得更多響應(yīng)。
確保品牌一致性，以避免進(jìn)一步的數(shù)據(jù)不一致。
確保對(duì)您的簡單會(huì)議的可見性，避免使用電子表格或免費(fèi)調(diào)查工具創(chuàng)建的盲點(diǎn)，以跟蹤與會(huì)者、預(yù)算支出等。
4、具有即時(shí)預(yù)訂解決方案的市場(chǎng)會(huì)議室
如果您是專注于簡單和小型會(huì)議空間的買家或供應(yīng)商，并且希望避免傳統(tǒng)的 RFP 流程，那么即時(shí)預(yù)訂解決方案是最簡單的前進(jìn)方式之一。
即時(shí)預(yù)訂解決方案不僅可以節(jié)省時(shí)間和成本，還可以讓您提供實(shí)時(shí)庫存以幫助贏得小型會(huì)議業(yè)務(wù)——所有這些都無需 RFP
流程。它還通過預(yù)先設(shè)定的條款和條件使銷售過程更加順暢，從而使合同變得更加容易。作為場(chǎng)地供應(yīng)商，在選擇即時(shí)預(yù)訂解決方案時(shí)需要牢記以下兩點(diǎn)：
確保該工具允許集成并擁有正確的技術(shù)，這樣您就不必在多個(gè)地方重復(fù)輸入和管理庫存。能夠?qū)崟r(shí)訪問庫存的解決方案提供商可以讓供應(yīng)商輕松地在工具中提供該信息。
確保即時(shí)預(yù)訂工作流程無縫、整體地整合到您的活動(dòng)技術(shù)平臺(tái)中。
5、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)作為簡單的小型會(huì)議
網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)在小型和簡單的會(huì)議中占有重要地位，因?yàn)樗鼈冊(cè)试S您與觀眾分享更親密的時(shí)刻，并最終促進(jìn)有影響力的互動(dòng)。但是，我們不要將“簡單”和“小”與“平淡無奇”和“未經(jīng)排練”混為一談。作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，您仍然需要有意識(shí)地處理您的內(nèi)容，以充分利用您的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)。
網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)在 2022 年的總體活動(dòng)計(jì)劃中適合哪些方面?
并非所有活動(dòng)都是網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)，但所有網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)都是活動(dòng)。因此，如果您在網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)期間沒有在整個(gè)活動(dòng)計(jì)劃中與觀眾一起查看每個(gè)接觸點(diǎn)，那么您可能會(huì)錯(cuò)過收集有關(guān)觀眾的更深入見解并在以后講述一個(gè)有凝聚力的故事的機(jī)會(huì)。
例如，如果您計(jì)劃在那年晚些時(shí)候舉行一次混合用戶會(huì)議，您可能想了解哪些網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)表現(xiàn)最好并擴(kuò)展這些研討會(huì)。這是開始計(jì)劃過程并了解您的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)如何融入您的總體活動(dòng)計(jì)劃的好地方。
您如何創(chuàng)建更有影響力的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)?
在您的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)期間，在旅程的每一步都為您的觀眾創(chuàng)造深思熟慮的參與度。從最初的電子郵件邀請(qǐng)到注冊(cè)過程，然后從現(xiàn)場(chǎng)演示到演出后的劇本，始終尋求創(chuàng)造讓您遠(yuǎn)離喧囂的時(shí)刻。
這些參與機(jī)會(huì)是您跨過一條充滿其他品牌爭奪觀眾時(shí)間、注意力和金錢的洶涌河流的墊腳石。因此，投資一個(gè)網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)解決方案，讓您創(chuàng)建一個(gè)對(duì)您的觀眾來說輕松愉快的品牌之旅，并且可以產(chǎn)生引人入勝的內(nèi)容，而不僅僅是在幻燈片上談?wù)摰娜恕．?dāng)您考慮如何吸引觀眾時(shí)，請(qǐng)確保您的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)解決方案包含一個(gè)分析組件，該組件可根據(jù)每位與會(huì)者的行為為您的團(tuán)隊(duì)提供可操作的見解。
6、簡單和小型會(huì)議的未來
作為營銷人員和活動(dòng)策劃者，如果我們開始將簡單和小型的會(huì)議視為完整的活動(dòng)，我們的觀眾也會(huì)效仿。我們必須擺脫將這些會(huì)議視為低強(qiáng)度的演示文稿。簡單和小型會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)的世界將由開始創(chuàng)建引人入勝且深思熟慮的內(nèi)容的組織主導(dǎo)，值得展示。
今天，我們都瞄準(zhǔn)的事件基準(zhǔn)是相似的，因?yàn)槲覀兪褂玫氖窍嗤牟呗?。如果我們開始為簡單而小型的會(huì)議制定策略，這些會(huì)議計(jì)劃周密，充滿深思熟慮的時(shí)刻，我們的觀眾將開始出現(xiàn)，期待他們不想錯(cuò)過的真實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)。這就是品牌在
2022 年及以后與客戶建立牢不可破的紐帶的方式。
