當(dāng)前位置：首頁(yè) > 洞察 > 正文

　　這是“認(rèn)識(shí)策劃者”簡(jiǎn)介系列中的其中一個(gè)，我們從中獲得活動(dòng)策劃者對(duì)其工作、動(dòng)機(jī)和挑戰(zhàn)的見(jiàn)解，以及他們對(duì)場(chǎng)地和酒店互動(dòng)的看法。

　　Leanna Mosquera 喜歡忙碌。幸運(yùn)的是，作為 AxoGen 的會(huì)議和活動(dòng)專(zhuān)家，“從來(lái)沒(méi)有空閑時(shí)間，”她說(shuō)。這似乎不是一份工作中理想的品質(zhì)，但全職公司規(guī)劃的不斷變化、不斷變化的性質(zhì)正是 Leanna 的拿手好戲?！拔抑牢矣?100 件不同的事情要做，而且每一天都會(huì)看起來(lái)非常不同——這絕對(duì)是我繼續(xù)前進(jìn)的動(dòng)力，”她說(shuō)。AxoGen 是一家位于佛羅里達(dá)州阿拉楚阿的人體組織公司，它開(kāi)發(fā)的技術(shù)可以幫助神經(jīng)損傷患者恢復(fù)感覺(jué)和功能。在過(guò)去的一年半里，Leanna 一直在舉辦他們的教育活動(dòng)，這些活動(dòng)對(duì)外科醫(yī)生進(jìn)行新技術(shù)和數(shù)據(jù)培訓(xùn)，使他們能夠更好地幫助患者。雖然公司組織了多達(dá) 300 個(gè)小型，一年的地區(qū)性活動(dòng)，是 20 多個(gè)更大的項(xiàng)目占用了 Leanna 的大部分時(shí)間。他們?cè)诿绹?guó)各地舉行，每場(chǎng)約有 60 人參加?！拔抑琅c大型會(huì)議相比，它們聽(tīng)起來(lái)很小，但我們負(fù)責(zé)預(yù)訂一切——餐飲、旅行、酒店、異地晚餐?！?/p>

　　無(wú)論預(yù)算有多大，策劃者總是可以使用更多

　　即使參加人數(shù)相對(duì)較少，Leanna 于 2010 年開(kāi)始了她的策劃師職業(yè)生涯，她很幸運(yùn)地看到她在 AxoGen 的活動(dòng)預(yù)算有所增加——這在她以前在教育領(lǐng)域的職位上并非總是如此?！拔覀児菊娴南嘈盼覀兯龅氖虑?。但他們顯然想要好的推理和好的數(shù)據(jù)來(lái)繼續(xù)給我們更多的錢(qián)，”她說(shuō)。自從她說(shuō)服 AxoGen 高管投資 Cvent 的活動(dòng)管理平臺(tái)以來(lái)，提供確鑿的證據(jù)來(lái)證明她的活動(dòng)預(yù)算是很容易的。該技術(shù)使她和她的團(tuán)隊(duì)可以立即訪(fǎng)問(wèn)他們需要的所有分析見(jiàn)解和報(bào)告。公司愿意給的任何錢(qián)，Leanna 都可以使用?！拔艺J(rèn)為所有規(guī)劃者都在為預(yù)算限制而苦苦掙扎。我們有一個(gè)健康的預(yù)算，但仍然不夠。我知道如果我有更多的錢(qián)來(lái)做這件事，我可以讓活動(dòng)更加順利，或者給外科醫(yī)生更多的經(jīng)驗(yàn)。所以我們一直在努力發(fā)揮創(chuàng)造力?！?/p>

　　與會(huì)者希望有度假潛力的會(huì)議目的地

　　對(duì)于較大的教育項(xiàng)目，Leanna會(huì)尋找有“假期抽獎(jiǎng)”的美國(guó)目的地。她喜歡在有吸引力的大城市吸引外科醫(yī)生，他們可能會(huì)帶著家人一起去，或者多休幾天假。她并不孤單：在Cvent 的 2018 年全球規(guī)劃師采購(gòu)報(bào)告中，21% 的規(guī)劃師將場(chǎng)館外的活動(dòng)和景點(diǎn)列為對(duì)其目的地選擇的最大影響，高于 2017 年報(bào)告的 18%。與此同時(shí)，與會(huì)者正在關(guān)注所謂的“休閑”趨勢(shì)。在 GBTA 基金會(huì) 2017 年的一項(xiàng)調(diào)查中，37% 的北美商務(wù)旅行者在過(guò)去一年中為了休閑而延長(zhǎng)了工作旅行。

　　關(guān)注 RFP 細(xì)節(jié)的場(chǎng)地具有優(yōu)勢(shì)

　　雖然選擇目的地可能并不復(fù)雜，但在這些城市確定合適的地點(diǎn)并不總是那么簡(jiǎn)單。在 RFP 過(guò)程中，當(dāng)酒店銷(xiāo)售人員建議替代日期或太小的會(huì)議室時(shí)，Leanna 會(huì)感到沮喪，“即使我們告訴他們我們的具體需求和日期?！?她說(shuō)，使用Cvent 供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)由于其非常具體的形式，它幫助減少了這些問(wèn)題，但場(chǎng)地仍然需要注意 RFP 的細(xì)節(jié)——它們?cè)谠S多層面上仍然非常重要。如果回復(fù)的名稱(chēng)或日期在錯(cuò)誤的月份有誤，“顯然你根本沒(méi)有真正注意提案，”Leanna 說(shuō)。“我沒(méi)有時(shí)間為我們所做的每個(gè)項(xiàng)目檢查 30 個(gè)不正確的響應(yīng)”，因此提供不充分信息的場(chǎng)所更有可能立即被拒絕。如果酒店需要提供不同日期或特定會(huì)議室(例如，另一個(gè)大團(tuán)體)有特定原因，則工作人員應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)明原因?！叭绻覀冎浪麄?yōu)槭裁匆岢銎渌ㄗh的所有細(xì)節(jié)，這肯定會(huì)讓我們嘗試變得更靈活一些，”Leanna 說(shuō)。她還希望酒店銷(xiāo)售經(jīng)理能夠簡(jiǎn)化他們的電話(huà)交談?！拔抑幌肽闷痣娫?huà)打電話(huà)，但他們想安排一個(gè)小時(shí)的會(huì)議來(lái)詳細(xì)討論他們的提案。我沒(méi)有一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)處理每一個(gè)向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！? Leanna 希望場(chǎng)所通過(guò)電子郵件回答她的任何主要問(wèn)題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請(qǐng)求的信息。然后，一個(gè)簡(jiǎn)短的 15 分鐘電話(huà)就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。我沒(méi)有一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)處理每一個(gè)向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！?Leanna 希望場(chǎng)所通過(guò)電子郵件回答她的任何主要問(wèn)題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請(qǐng)求的信息。然后，一個(gè)簡(jiǎn)短的 15 分鐘電話(huà)就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。我沒(méi)有一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)處理每一個(gè)向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！?Leanna 希望場(chǎng)所通過(guò)電子郵件回答她的任何主要問(wèn)題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請(qǐng)求的信息。然后，一個(gè)簡(jiǎn)短的 15 分鐘電話(huà)就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。

　　現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)決定重復(fù)業(yè)務(wù)的可能性

　　一旦酒店通過(guò)了 Leanna 的 RFP 流程，一切都與現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)有關(guān)，特別是因?yàn)?AxoGen 的活動(dòng)利用了幾乎所有可用的酒店服務(wù)，從視聽(tīng)設(shè)備到禮賓服務(wù)再到交通。“如果宴會(huì)工作人員沒(méi)有定期補(bǔ)充自助餐線(xiàn)或 Wi-Fi 無(wú)法正常工作，這些都是讓我們考慮更換酒店的事情?！?另一方面，良好的體驗(yàn)肯定會(huì)贏得 Leanna 的忠誠(chéng)度和回頭客?！叭绻麊T工非常出色，而且我們不必要求任何東西——他們只是預(yù)測(cè)我們的需求——我們自然愿意回到那處房產(chǎn)?！? 她并不指望事情會(huì)一帆風(fēng)順。事實(shí)上，她遵循的建議是你必須保持冷靜，“即使世界正在分崩離析。加強(qiáng)關(guān)系，吸引業(yè)務(wù)。

上一篇：小白入門(mén)，如何在短時(shí)間內(nèi)策劃一場(chǎng)熱門(mén)活動(dòng)? 下一篇：如何準(zhǔn)備會(huì)議活動(dòng)策劃？這里有一份操作指南！