2022.07.15
會議和活動策劃者都是忙碌的人，這已經(jīng)不是什么秘密了——而且他們正變得越來越忙碌。
在策劃者采購報告中，37% 的受訪策劃者表示他們每年組織 50 場或更多活動。他們正在管理更多有更多參與者的活動——以及更大的預(yù)算。這些活動專業(yè)人士有更多工作要做，反過來，他們對酒店經(jīng)營者和場館也有更多期望。
這是因?yàn)楸M管工作量更大，但質(zhì)量沒有下降的余地?；顒硬邉澱呷匀幻媾R著使每場活動都引人注目并在財務(wù)上取得成功的壓力。
通過成為合作伙伴來幫助他們。與活動策劃師建立牢固關(guān)系的酒店可以幫助他們打造難忘的體驗(yàn)并實(shí)現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)。為確保您的場地被選中，請考慮這些影響活動策劃師決策的酒店經(jīng)理提示，這樣您就可以最大限度地利用酒店的方法，更準(zhǔn)確地響應(yīng) RFP，并最終轉(zhuǎn)化更多的團(tuán)體業(yè)務(wù)。
您需要知道的溫馨提示：
1、以成本入手，以空間布局取勝
規(guī)劃人員在選擇場地時會考慮多種因素——金錢并不是一切?；顒涌臻g布局與場地成本同樣重要。事實(shí)上，在報告中，這些因素中的每一個都被 45% 的活動策劃師認(rèn)為是決定誰贏得業(yè)務(wù)的最大影響因素。在這個階段，預(yù)算對活動策劃師來說很重要，但他們也想要一個能為與會者創(chuàng)造引人入勝體驗(yàn)的場地。
雖然排名低于其他因素，但場外活動和攝影等因素表明創(chuàng)造令人難忘的活動體驗(yàn)越來越重要?；顒硬邉潕熛Ｍ频暝诳臻g設(shè)計(jì)和決策方面提供更大的靈活性和更高的透明度。
活動策劃師不愿考慮改用價格較低的第二選擇場地，這凸顯了空間布局等非成本因素的重要性。事實(shí)上，幾乎四分之三的活動策劃師在考慮改變他們的場地決定之前就預(yù)計(jì)至少可以節(jié)省 6%。
場地提示： 如果你有 RFP，你知道在價格方面你已經(jīng)很接近了。您可以通過向策劃者展示您的場地帶來的其他獨(dú)特價值，以及您的空間將如何使他們的活動取得巨大成功，從而贏得比賽?？紤]空間的 3D 模型，或提供額外的個性化照片，以便活動策劃師可以在您的空間中可視化他們的活動。
2. 突出您的場地位置
集團(tuán)業(yè)務(wù)的競爭已經(jīng)很激烈，而且會變得更加激烈。隨著更多酒店的建設(shè)和會議策劃者在尋找場地時投下更廣泛的地理網(wǎng)絡(luò)，酒店不再只與所在城市的其他場地競爭。競爭現(xiàn)在是全球性的。
為了更好地定位策劃者采購場地，請使用可用活動空間的照片和視頻使您的酒店位置看起來迷人且有吸引力。展示您場地中獨(dú)特的空間和布局，以及只有您所在的城市和場地才能提供的標(biāo)志性產(chǎn)品。通過突出顯示與交通、機(jī)場、旅游景點(diǎn)和當(dāng)?shù)夭宛^等事物的接近程度，展示在您所在城市和您所在位置預(yù)訂的好處。
場地提示： 由于策劃者正在尋找在他們的活動中提供令人難忘的當(dāng)?shù)伢w驗(yàn)的方法，請考慮與您目的地的 CVB 合作，編制獨(dú)特的活動包。這將是一段難忘的時光，只有在您所在的城市和您所在的位置才會發(fā)生。
3. 提供無縫的預(yù)訂體驗(yàn)并建立關(guān)系
正確進(jìn)行預(yù)訂流程并確定計(jì)劃者體驗(yàn)對于確保團(tuán)體業(yè)務(wù)以及為重復(fù)業(yè)務(wù)做好準(zhǔn)備至關(guān)重要。
確保與規(guī)劃人員的每次互動都非常專業(yè)，并且采購過程的每一步都盡可能無縫和簡單，這符合您的最大利益。證明自己是他們活動中不可或缺的不可或缺的合作伙伴，這可能是策劃者在選擇您的場地時需要的額外推動力，無論是第一次還是作為回頭客。
由于涉及時間和精力，采購、研究和比較提案是活動策劃師在場地選擇過程中最困難的部分。雖然規(guī)劃人員確實(shí)很欣賞對 RFP的快速響應(yīng)，但快速回復(fù)并不是一切——它還必須準(zhǔn)確和徹底。活動策劃師希望更多地關(guān)注細(xì)節(jié)，因此請注意他們的具體要求，并嘗試主動提供解決方案以滿足潛在需求。一個完整而準(zhǔn)確的回答比一個留下很多空白要填寫的快速回答要好。
此外，“簡單會議”的增加為酒店經(jīng)營者提供了更多與活動策劃師建立關(guān)系的機(jī)會。全球商務(wù)旅行協(xié)會 (GBTA)的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，50% 的公司會議都是“簡單”的會議——具有基本且可復(fù)制的要求。
由于這些簡單的會議通常由未受過正式培訓(xùn)或通常不預(yù)訂此類活動的策劃者組織，因此酒店經(jīng)營者有機(jī)會在整個過程中將自己定位為合作伙伴并與策劃者建立關(guān)系。如果您使預(yù)訂過程盡可能順利和簡單，則可能會在以后從同一客戶那里贏得未來的團(tuán)體業(yè)務(wù)。
場地提示： 經(jīng)驗(yàn)就是一切——不僅對與會者來說，對策劃者來說也是如此。近 60% 的策劃者表示，由于銷售人員缺乏專業(yè)性，他們不會再回到場地，所以要專注于為周圍的策劃者創(chuàng)造輕松而精致的體驗(yàn)。此外，這只是良好的客戶服務(wù)。
底線：
活動策劃師尋找的不僅僅是價格合適的場地。他們需要一個活動體驗(yàn)創(chuàng)造的合作伙伴。他們正在尋找開箱即用的獨(dú)特位置或靠近交通和景點(diǎn)的場地，并提供有趣的場外活動。他們希望擁有專業(yè)而迅速的員工，從而實(shí)現(xiàn)順暢和簡化的預(yù)訂流程。
通過專注于改進(jìn)和突出這些領(lǐng)域，酒店經(jīng)營者可以為當(dāng)前和重復(fù)的成功預(yù)訂更多會議和活動做好準(zhǔn)備。
