2022.06.15
相信朋友們都參加過各種大大小小的會議活動，其實(shí)會議活動都有嚴(yán)格的時間把控，不同的時間段有相應(yīng)的工作安排。當(dāng)有人告訴你“那是一次很好的會議”時，他們可能指的是幾件事中的一件。要么：你沒有浪費(fèi)他們的時間，見面只是為了參會，或者信息豐富，計(jì)劃得當(dāng)，而且不無聊?；蛘呦Ｍ麅烧呒娑兄?今天深圳時光在線活動策劃小編為大家介紹一下策劃會議活動相關(guān)的技巧，希望可以幫到有需要的朋友們。
一、會議偏離正規(guī)的因素
通常會有一些因素存在，使會議偏離正軌：
· 說話遲到
· 參加者遲到
· 會議技術(shù)難點(diǎn)
· 題外話，或漫無邊際的與會者
二、節(jié)省會議時間的技巧
在您策劃下一次高效會議活動時，請考慮以下一些節(jié)省時間的技巧：
· 參會準(zhǔn)備。會前準(zhǔn)備好參會人員相關(guān)的準(zhǔn)備工作，是否需要下載某個軟件才能參加?是否需要提前準(zhǔn)備好會議清單或筆記?
· 準(zhǔn)時開始。即使房間里只有少數(shù)人，也要養(yǎng)成這個習(xí)慣。它將為未來的會議活動定下基調(diào)。這也將表明你尊重那些準(zhǔn)時出現(xiàn)的人。
· 會議流程?？紤]事先將此次會議活動流程提前發(fā)送給所有參會者，以便他們知道當(dāng)天的會議流程有哪些，做到心中有數(shù)。
· 明確的會議主題。沒有人喜歡參加一個他們不知道會議主題是什么的會議，他們可能會覺得這場會議是在浪費(fèi)自己時間，所以需要提前在議程中指明目的。
· 事先分發(fā)材料。參會者入場的時候可以提前分發(fā)相關(guān)的會議材料，讓參會者提前了解。這可以大大節(jié)約會議當(dāng)天的時間這。
· 盡早設(shè)置，測試所有音響設(shè)備。
· 簡短介紹。做介紹有意義嗎，還是會浪費(fèi)時間?會前簡短的會議介紹是必須的。
· 時間提醒?？紤]分配某人這項(xiàng)任務(wù)，避免影響后續(xù)會議流程時間。
· 題外話。這些可能會減慢會議速度，因此請務(wù)必將它們寫下來并保存以備后用。
· 保持討論的進(jìn)展。準(zhǔn)備好問題或主題，讓創(chuàng)意源源不斷。向某些與會者提問，鼓勵參與，并嘗試吸引所有人參與。
· 安排午餐時間。仔細(xì)檢查食物什么時候準(zhǔn)備好，確認(rèn)午餐人數(shù)、食材分量、就餐時間等細(xì)節(jié)，確保參與者能按時用餐。
· 安排休息時間。會議活動需要適當(dāng)安排中場休息，但要保持簡短。
· 會后跟進(jìn)。確保在會議結(jié)束后跟進(jìn)，發(fā)送筆記、會議記錄，下一次會議要討論的剩余主題等。這也有助于讓參會者放心，這是一次重要的會議。也一定要感謝他們的時間和參與。
