2021.11.02
很多朋友都參加過大大小小的會議活動，舉辦一場成功的會議活動，可以為企業(yè)帶來意想不到的收獲。策劃會議活動，不僅要在會議場地、活動規(guī)模、活動亮點(diǎn)等方面尋找突破，事實(shí)上也不能忽視會議活動中的一些小細(xì)節(jié)。往往一次成功的會議活動，都體現(xiàn)在小細(xì)節(jié)上，讓參加會議的嘉賓感覺非常舒服，并體會到被尊為貴賓的感覺。今天深圳時光在線就為朋友們分享：會議活動策劃，不容錯過的10大干貨!
1、進(jìn)度把控
策劃會議活動，前期籌備階段的整體把控非常重要，需要成立專門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備工作的小組成員，負(fù)責(zé)此次會議活動的前期準(zhǔn)備工作、進(jìn)度把控、整體協(xié)調(diào)、時間整體安排，對會議活動進(jìn)行全程管理監(jiān)督。
2、資料準(zhǔn)備
會議活動有很多資料需要提前準(zhǔn)備，如會前資料設(shè)計、印刷、裝訂等工作，會前資料可由主辦單位或會議會刊提供，可以讓參會嘉賓多方面去了解會議的主題、內(nèi)容和主辦方的相關(guān)信息。
3、嘉賓邀約
嘉賓邀約這一細(xì)節(jié)也是需要特別注意的，需要體現(xiàn)對重量級嘉賓的尊重，必須使用紙質(zhì)邀請函，以表明主辦方對貴賓的尊重和誠意，其他參會人員可通過電子邀請函邀請，一是便于名單統(tǒng)計，二是利于二次傳播分享，可以為此次會議活動進(jìn)行前期宣傳，提升會議活動的影響力。
4、外包合作
需要找一家專業(yè)的會議活動策劃公司來合作，這樣才能確保會議活動的成功舉辦，負(fù)責(zé)會議的定位、策劃、落地和營銷宣傳工作，減少主辦方的工作量，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事情，確保整場會議活動能完美收官。
5、演講嘉賓
會議活動需要確定演講嘉賓名單、演講主題、演講人的風(fēng)格，主辦方需要做好前期的配合工作，準(zhǔn)備好演講稿，演講的內(nèi)容也需要細(xì)細(xì)雕琢，讓演講內(nèi)容有料，演講風(fēng)格生動有趣，不冷場。
6、嘉賓接機(jī)
VIP嘉賓的接機(jī)工作非常重要，體現(xiàn)對他們的重視，其它客人可以根據(jù)邀請函地址自行導(dǎo)航前往會議活動酒店，如果活動預(yù)算充足，可以實(shí)行統(tǒng)一接機(jī)。
7、酒店安排
提前做好酒店簽到、入住的工作安排，為避免大家挑選，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子報道，電子分房系統(tǒng)，針對特殊VIP貴賓，可以實(shí)現(xiàn)預(yù)分房系統(tǒng)。
8、現(xiàn)場布置
活動現(xiàn)場的布置也非常關(guān)鍵，會議活動現(xiàn)場布置要求盡量簡單大氣，如果預(yù)算足夠，也可以土豪一點(diǎn)，體驗(yàn)效果更好;俗話說：三分策劃七分執(zhí)行，活動的執(zhí)行非常重要，而執(zhí)行關(guān)心的是細(xì)節(jié)，再加上每一個環(huán)節(jié)都要有預(yù)案，特別是舞臺區(qū)段、燈光、音響、LED屏都是電子器件，這與電能有密切關(guān)系，必須做好緊急停電、死機(jī)等應(yīng)急預(yù)案。
9、會務(wù)接待
會議活動的接待工作也不可忽視，務(wù)必做好各種會務(wù)接待工作，如：會場引導(dǎo)、午餐安排、出行參觀安排等，盡量每一個環(huán)節(jié)都要做到細(xì)致入微，不要給來賓留下細(xì)節(jié)工作沒做到位，引來不適感，以保證大會的滿意度和價值。
10、后期宣傳
會議結(jié)束后，后期宣傳工作就顯得尤為重要了，會議滿意度調(diào)查問卷，也是非常必要的，給來賓一種會后關(guān)懷，同時也容易發(fā)現(xiàn)大會存在的一些缺陷，為下一次大會做更完善的指導(dǎo)。
